檔案管理人員幾乎每天都要和檔案資料打交道，有時候大量的資料整理起來讓人焦頭爛額，很多單位為了提高檔案管理工作的效率，開始使用檔案室密集柜來保存檔案資料，檔案室密集柜存放量大而且節省空間，不過在操作上比普通文件柜復雜些，想要高效有序的整理檔案室密集柜，我們就要掌握好檔案室密集柜使用方法。

檔案室密集柜如何整理，其實關鍵在于檔案室密集柜的使用方法，熟練的掌握檔案室密集柜的功能可以讓我們的工作事半功倍，不會使用檔案密集柜就不能發揮它的優點，反而可能降低工作效率。在檔案管理工作中，我們要掌握好檔案室密集柜的三個基本的操作方法。

第一是檔案室密集柜資料的存取。檔案室密集柜之所以可以節省空間，是因為它的柜體是可以移動的，需要使用時我們通過順時針或者逆時針方向搖動手柄，在預留出足夠我們進入其中存取資料后，就要將自鎖柄移動至OFF位置，這時候架體不能再移動，我們就可以放心的進入柜體中存取資料了。

第二是檔案室密集柜中檔案盒的放置。我們在保存檔案資料的時候都會先用檔案盒把資料進行分類裝好，然后再放入檔案室密集柜內部的擱板上，為了最大化利用檔案室密集柜的空間，我們要根據檔案盒的大小來調整檔案室密集柜的擱板高度，這樣我們就可以盡量多的放置檔案資料了。

第三是檔案室密集柜的保養維護。檔案室密集柜也是需要定期進行保養維護的，特別要注意它的移動裝置，我們要定期給鏈輪及軸承加注潤滑油，及時清理導軌溝槽里進入的雜物，保持導軌清潔干凈，這樣檔案室密集柜才能平穩的運行。