隨著知識經濟時代的到來和網絡技術的快速發展，檔案工作逐漸走向信息化和網絡化。特別是在大數據、物聯網等信息技術的影響下，給企業檔案的服務模式帶來了巨大的挑戰和新的機遇。智慧檔案庫房建設就是在這樣的背景下被提出來的，但其效果究竟怎么樣，對產品不是太了解的用戶，可能會覺得其也沒有多重要。但事實卻并非如此，不然也不會有企事業單位選擇建設智能檔案庫房了(le)。為了(le)解(jie)答(da)大(da)家的疑(yi)惑，本文就來(lai)詳細的介紹一下關(guan)于智慧檔(dang)案庫房(fang)建設的必要性。

一、必要性之一解決檔案放置混亂的現象

 智(zhi)慧檔(dang)(dang)案(an)(an)(an)(an)庫(ku)房建設(she)的(de)必要性之一就是其(qi)可以(yi)解決檔(dang)(dang)案(an)(an)(an)(an)放置混(hun)亂的(de)現象。在(zai)(zai)傳統檔(dang)(dang)案(an)(an)(an)(an)管(guan)理模式下，因為(wei)檔(dang)(dang)案(an)(an)(an)(an)類型(xing)(xing)較多，若檔(dang)(dang)案(an)(an)(an)(an)管(guan)理人員沒有(you)對檔(dang)(dang)案(an)(an)(an)(an)進(jin)行(xing)相關分類存(cun)儲，就會給人員在(zai)(zai)后續(xu)的(de)查(cha)找過程(cheng)中(zhong)帶來極大(da)的(de)不(bu)便，降(jiang)低了(le)檔(dang)(dang)案(an)(an)(an)(an)管(guan)理人員的(de)效率(lv)。但通過在(zai)(zai)智(zhi)能(neng)檔(dang)(dang)案(an)(an)(an)(an)庫(ku)房安裝檔(dang)(dang)案(an)(an)(an)(an)管(guan)理系統以(yi)及相關的(de)設(she)備，可對不(bu)同類型(xing)(xing)的(de)檔(dang)(dang)案(an)(an)(an)(an)進(jin)行(xing)分類存(cun)儲，實(shi)現檔(dang)(dang)案(an)(an)(an)(an)文(wen)件的(de)無(wu)序存(cun)入、有(you)序查(cha)詢(xun)，降(jiang)低了(le)人員查(cha)詢(xun)的(de)繁瑣度(du)，提(ti)高了(le)效率(lv)。 

二、必要性之二可以調控檔案庫房的環境

智慧檔(dang)案(an)(an)庫(ku)房建設的(de)(de)必要性(xing)之二就(jiu)是其(qi)可以(yi)調控檔(dang)案(an)(an)庫(ku)房的(de)(de)環境(jing)。在整(zheng)理(li)檔(dang)案(an)(an)過程中通常會產生灰塵，并(bing)且若長期沒有(you)整(zheng)理(li)檔(dang)案(an)(an)其(qi)還有(you)可能(neng)會滋生霉菌(jun)等有(you)害(hai)物(wu)質。為(wei)了更好的(de)(de)保障庫(ku)房的(de)(de)環境(jing)使(shi)其(qi)能(neng)符合存(cun)放檔(dang)案(an)(an)條(tiao)件，就(jiu)需要安裝相(xiang)應(ying)的(de)(de)環控設備，比(bi)如檔(dang)案(an)(an)除(chu)塵凈化整(zheng)理(li)臺、恒(heng)濕恒(heng)溫凈化一體機等等，以(yi)此來加強對檔(dang)案(an)(an)的(de)(de)安全防護，延長檔(dang)案(an)(an)保存(cun)的(de)(de)壽命。

三、必要性之三可以加強對機密文件的防護

智慧檔(dang)案(an)庫房(fang)建設(she)的(de)(de)(de)必(bi)要(yao)性(xing)之三就是其(qi)可(ke)(ke)以(yi)加強對(dui)機(ji)(ji)密文(wen)件的(de)(de)(de)防(fang)(fang)護(hu)(hu)。一些單位存(cun)放的(de)(de)(de)檔(dang)案(an)文(wen)件可(ke)(ke)能記(ji)載有(you)比較機(ji)(ji)密的(de)(de)(de)信息，需要(yao)設(she)置一定權(quan)限來(lai)加強對(dui)機(ji)(ji)密文(wen)件的(de)(de)(de)防(fang)(fang)護(hu)(hu)。在智慧檔(dang)案(an)庫房(fang)建設(she)中(zhong)可(ke)(ke)以(yi)通(tong)過安裝庫房(fang)監(jian)控系統(tong)以(yi)及安防(fang)(fang)系統(tong)等(deng)相(xiang)關設(she)備，可(ke)(ke)實現對(dui)人(ren)員(yuan)的(de)(de)(de)抓拍，并且若出(chu)現非法帶出(chu)人(ren)員(yuan)帶出(chu)檔(dang)案(an)的(de)(de)(de)情況，安裝的(de)(de)(de)門禁系統(tong)就會及時檢測出(chu)，并進行報警(jing)來(lai)提示(shi)管理(li)人(ren)員(yuan)，以(yi)此來(lai)加強對(dui)檔(dang)案(an)文(wen)件的(de)(de)(de)機(ji)(ji)密保護(hu)(hu)。 

如今，越來越多的檔(dang)(dang)案館(guan)選(xuan)擇建設(she)智慧檔(dang)(dang)案庫房，并且在現階段，其確實可以解決當下檔(dang)(dang)案管理所(suo)面臨的困難。

本(ben)文源自(zi)洛陽(yang)花(hua)都家具集團(tuan)網站，未經允許，請勿轉載使(shi)用，侵權必究(jiu)。