單單依靠人工管理檔案的方式下，普遍存在檔案編目流程繁瑣低效、整理時間冗長、檔案存放次序較易被打亂、檔案查閱耗時長、檔案盤點操作不科學、對失效檔案管理滯后等問題。隨著計算機網絡技術和條形碼技術的飛速發展，在現有的技術條件下，把RFID技術和(he)智慧檔(dang)案(an)庫房(fang)建設與檔(dang)案(an)實體的科學管理結(jie)合在一(yi)起，實現一(yi)種科學高效，高度(du)現代化(hua)管理的檔(dang)案(an)庫房(fang)建設新模式已(yi)經(jing)成(cheng)為(wei)可能(neng)，RFID應用于智慧檔案庫房中，管理準(zhun)確性實現質的飛躍！
（1）人(ren)員(yuan)管理(li)：對于館(guan)內(nei)工(gong)作人(ren)員(yuan)以(yi)及外(wai)來人(ren)員(yuan)發(fa)放(fang)一(yi)張RFID門禁卡，作為出入檔案庫房室的(de)唯(wei)一(yi)身份標(biao)識(shi)，RFID門禁卡采(cai)用內(nei)嵌RFID標(biao)簽的(de)卡片，可在(zai)其(qi)中的(de)RFID標(biao)簽的(de)存儲晶片中多次(ci)讀取管理(li)員(yuan)以(yi)及外(wai)來人(ren)員(yuan)的(de)基本(ben)信息，用于身份辨識(shi)與查閱權限操作等(deng)。
（2）信息采集：每(mei)個檔(dang)(dang)案(an)(an)袋和檔(dang)(dang)案(an)(an)盒上都黏貼一(yi)張超高(gao)頻RFID標簽，每(mei)張標簽作為檔(dang)(dang)案(an)(an)盒的(de)唯一(yi)身份標識，由于標簽數量(liang)大(da)，使用(yong)相關的(de)RFID標簽打(da)印機能夠進行大(da)批量(liang)改寫，操作快，方便統一(yi)改寫。
（3）RFID應用于智慧檔案庫房中，庫房檔案盤點時，館內工作人員使用相關的超高頻RFID讀寫設備進行庫內盤點，達到速度快、準確率高等效果。檔案管理信息系統的查詢子系統發出盤點指令，RFID手持機掃描檔案標簽，收集存儲信息，并自動返回所收集的信息與中心數據庫中的數據進行核對。如對于不能匹配的信息，由管理人員進行現場核對，使用手持機修改系統信息或現場信息，從而完成檔案盤點，盤點過程不需要打開檔案袋即可完成對整盒檔案的盤點。
（4）定(ding)位：利用(yong)上(shang)述手持終(zhong)端(duan)去查(cha)找(zhao)一個(ge)特定(ding)檔案(an)，查(cha)詢和核對(dui)其詳細信息。當需要將一份(fen)檔案(an)上(shang)架到(dao)特定(ding)位置(zhi)時，需要用(yong)手持機掃描(miao)待上(shang)架的(de)檔案(an)RFID標簽(qian)，然后掃描(miao)貨(huo)架儲位標簽(qian)，完成檔案(an)與(yu)儲位的(de)綁(bang)定(ding)，記錄到(dao)軟件系統。
（5）借閱(yue)利用(yong)：當外部(bu)人員需(xu)要借閱(yue)檔案(an)或(huo)者(zhe)歸還檔案(an)時， 庫管(guan)員或(huo)者(zhe)服務大廳(ting)窗(chuang)口(kou)工作人員需(xu)要將借閱(yue)的檔案(an)從(cong)檔案(an)架上取下來在RFID館(guan)員(yuan)工(gong)作站掃描一(yi)遍，以登(deng)(deng)記到系統(tong)，登(deng)(deng)記過的檔案從庫(ku)房(fang)門(men)口(kou)的RFID通(tong)道(dao)門經過才(cai)不會報警。
（6）歸(gui)檔：歸(gui)還(huan)時(shi)的(de)工(gong)作流程(cheng)一樣(yang)， 需(xu)要先在窗口做歸(gui)還(huan)登記，掃描(miao)RFID芯片記錄到(dao)系統，到(dao)庫房(fang)門口時(shi)才不會(hui)報警，否(fou)則(ze)就會(hui)異常報警。
（7）安全管理：在檔案室、閱覽室的各個開放式門口安裝非法出庫檢測RFID通道門，后臺系統把需要出入庫的檔案信息(編號、RFID號、出庫類型)推送到檢測服務，檢測服務通過通道門實時讀取標簽號，把讀取到的標簽號在待出庫標簽中查詢，如果未查詢到，向后臺系統報告非法出庫標簽，并聯動通道門報警系統，同時檔案經過RFID通道門時，可以實時記錄檔案的位置信息，能夠對檔案進行安全控制，達到防盜和監控的目的。
隨(sui)著社會的不(bu)斷發展(zhan)，技(ji)術(shu)也在(zai)不(bu)斷更新(xin)中(zhong)，在(zai)現有的技(ji)術(shu)條件下(xia)，RFID應用于智慧檔案庫房中，極(ji)大的提高了(le)館藏檔案管(guan)理工作效率，檔案管(guan)理實現質的飛躍，實現科學的、現代化檔案管理新模式！
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