眾所周知，檔案資源具有原始性特點，因此讓檔案資料長時間完好保存是檔案管理的核心內容之一。傳統的管理方式已經不能滿足現實需要，檔案管理的信息化迫切需要一種更先進、更完善的自動化管理系統解決方案，即建設一體化智慧檔案庫房。一體化智慧檔案庫房有力解決傳統檔案管理眾多難題，本文加以分析。

一、傳統檔案管理難點及問題

 長期以來，傳統檔案館對檔案資料的管理和監督一直采取傳統的人工方式，通常檔案管理都存在以下難點：

 1、管理權限不嚴密，傳統的密集架依靠機械鎖具進行管理，如鑰匙丟失或失竊，則會對企業帶來重大損失。

 2、檔案管理不智能，傳統檔案管理依靠人工統一操作管理，當檔案數量多、使用頻繁的情況下，檔案管理工作十分困難。

 3、審批流程不嚴格，檔案在入庫、借閱、新增、調撥等環節中往往簽收、登記、審批流程不健全或者執行不嚴格，有泄密風險。

 4、報警提示不及時，針對環境、盜竊或設備故障等問題，無法及時進行報警，不能及時解決這些問題會造成嚴重的損失。

 5、檔案庫房環境不安全，庫房出現滲水、高溫、潮濕等情況很容易對實體檔案造成損壞，尤其是在環境潮濕的地區，檔案極易滋生霉菌，給檔案安全帶來隱患。

二、建設一體化智慧檔案庫房優勢

 隨著時代的進步及信息化基礎建設的完善，越來越多的企事業單位通過著手建設一體化智慧檔案庫房以解決檔案管理上的難題。一體化智慧檔案庫房整體建設應用現代物聯網、無線射頻、人工智能等技術，融合身份證識別、檔案標簽讀寫、移動盤點設備、檔案信息處理等，實現檔案信息跟蹤定位、自動盤點、智能分析等功能，優化檔案管理流程、強化檔案安全，降低勞動強度，節省人力物力。

 建設一體化智慧檔案庫房，通過檔案管理系統連接智能密集架可以為檔案資料帶來物理保護，同時節省存儲空間，其數據處理和網絡化管理功能，在解決檔案數據多、使用頻繁、難以管理的難題的同時，實現了實體檔案快速定位，線上線下信息同步一體化管理。

 一體化智慧檔案庫房環境控制系統能夠實時監控庫房環境的溫濕度數據，自動生成數據報表，根據庫房環境溫濕度狀況提醒制冷、制熱、除濕、通風等，滿足國家檔案館“十防/十二防”管理要求的同時幫助您實時掌握庫房環境情況并做出反應，讓檔案資料始終處于一個良好的空間環境下。

 安防系統中包含了視頻、門禁、溫濕度檢測等以及報警系統，利用計算機網絡技術、數據庫技術、通訊技術以及自動控制技術，檢測庫房的安防狀況，并形成相關記錄。建設一體化智慧檔案庫房打造安防系統后，一方面保障了庫房設備的穩定運行與檔案安全，另一方面也提高庫房的網絡維護水平。

 通過RFID設備的建設，實現了實體檔案的快速定位，通過數字化手段智能化實現檔案盤庫需求，減少人工成本，更加效率快捷，自動生成庫存盤點清單讓檔案管理人員一目了然。RFID通道門的建設，可實現檔案出庫檢測，避免多拿、錯拿的情況發生，盡可能的減少檔案遺失風險。

 信息化引領管理現代化的背景下，檔案館也進一步與信息技術為核心的科學技術相融合，向著更加綠色、智能、智慧的檔案館建設邁進。建設一體化智慧檔案庫房有力解決傳統檔案管理眾多難題，有助于更科學地管理檔案、更精準地開發檔案信息、更全面地提升業務效能以及更有效地維護檔案安全。

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