紙(zhi)質檔案具有(you)直觀性(xing)(xing)、唯(wei)一性(xing)(xing)、不可(ke)復(fu)制性(xing)(xing)、不可(ke)涂改性(xing)(xing)的原始憑證特點(dian)，當(dang)前紙(zhi)質(zhi)檔案在政府及企事業單(dan)位，特(te)別一些機密性較高(gao)的特(te)殊行業仍將占據主導地位，因此加強紙質檔案的保管是義務、是責任。打造智慧庫房是當下比較火熱的項目，建設一體化智慧檔案庫房，按需配置環境控制系統、安防系統、RFID系統、數字(zi)化檔(dang)案系統、智能密集架(jia)等，從(cong)而(er)有利于延(yan)長紙質檔(dang)案的保存壽命(ming)，本文加以分(fen)析(xi)。
一、紙質檔案保存不當的(de)后(hou)果
檔案壽命的長短與檔案保管管理、檔案保管環境和檔案保護技術有著極為密切的關系。如果檔案保管缺乏管理，檔案工作人員的衛生意識、保護意識差，除了會人為性地造成檔案缺損、甚至引起重要檔案遺失；如果缺乏妥善的保管環境，隨著時間的侵蝕，檔案紙張會出現發黃、字跡變淺、霉變以及腐爛等現象，嚴重影響檔案的完整性、可讀性。
二、紙質檔(dang)案保護工作存(cun)在的問題
1、紙張問題
紙質檔案由紙和字跡兩種元素構成，紙張的制作過程中會殘留一些酸性物質，在經過照射后與紙張中其他物質接觸后產生一些有機酸性物質，能夠加速紙張纖維分解和化學反應，另外光照、空氣溫濕度變化造成紙張中水分的揮發、加速紙張纖維氧化和水解反應，加上空氣中的一些霉菌物質及蟲害等都會影響到紙質檔案的保存年限。
2、歷史問題
由于歷史技術(shu)條件(jian)限(xian)制(zhi)，特別是(shi)五、六十年代物質匱乏(fa)，紙張不耐磨、字跡(ji)易褪(tun)色(se)，檔(dang)案(an)(an)字跡(ji)易洇化(hua)擴散，縮短了檔(dang)案(an)(an)的保存年限(xian)。
3、庫(ku)房問題(ti)
一些單位(wei)由于(yu)經費缺乏等問題，沒有嚴格按照國家有關建設標(biao)準(zhun)建造檔案庫房，庫房條(tiao)件簡(jian)陋(lou)，封(feng)閉性差，沒有按照要求(qiu)合理配置設備，缺乏必(bi)要的檔(dang)案(an)保(bao)護設備，導致外界環(huan)境(jing)巨大(da)的溫、濕度變化易造成檔(dang)案(an)材料氧化、腐蝕，導致檔(dang)案(an)破損、損毀，嚴重影響了(le)紙質檔(dang)案(an)的完整(zheng)性，縮短了(le)保(bao)存年限。
4、管理問題(ti)
檔(dang)案管(guan)理制(zhi)度(du)不健全不完善，檔(dang)案工(gong)作人員保護意識(shi)不強，對檔(dang)案管(guan)理制(zhi)度(du)缺乏(fa)執行(xing)力，對紙質(zhi)檔(dang)案的保護和(he)管(guan)理松懈(xie)甚至忽視。另外(wai)，一(yi)些檔(dang)案管(guan)理者沒(mei)有嚴格的按(an)照技術規范(fan)去管(guan)理紙質(zhi)檔(dang)案，也會影響檔案的保存(cun)年限。
5、人為問題
紙質檔案從各(ge)部門(men)生成和保管(guan)開始，到整理歸檔、利用是檔案原始材料最容易受(shou)損(sun)的過程(cheng)。如果(guo)檔案工作人員操作不規范、查閱者不注意愛惜(xi)檔案，都(dou)會加速紙質檔案的老化(hua)和損(sun)壞，造成不可(ke)挽回的后(hou)果(guo)。
三、建設一體化智慧(hui)檔案庫房，延長紙質(zhi)檔案的保存壽命
有問題就需要(yao)有(you)解決方案。影響到(dao)紙(zhi)質(zhi)檔案壽命的因素(su)涉及(ji)到(dao)諸多方面，只有針(zhen)對(dui)性(xing)地采用科學的理論和方法(fa)保護紙(zhi)質(zhi)檔案，才能最大限度(du)地延長其壽命。
1、完善(shan)庫房基礎(chu)設(she)施建設(she)，營(ying)造良好的保管環境。保護的首要條件從(cong)硬件開始，建設一體化智慧(hui)檔(dang)案(an)庫房并(bing)配備智能密(mi)集架以及RFID系統，實(shi)現檔案的無序存放(fang)、有序管理、自動(dong)(dong)盤點，自動(dong)(dong)出入庫記錄。在庫房中配備(bei)空調、除濕加濕凈化一體機、空氣質(zhi)量云測儀、新風系統(tong)等現(xian)代設(she)備，力求把庫房溫濕(shi)度控制(zhi)在合理的范圍內，防止或(huo)減少外界不利環境條件對(dui)檔(dang)案的(de)破(po)壞。
2、防(fang)火(huo)、防(fang)水、防盜是保(bao)護檔(dang)案(an)的頭等大事，建設一體(ti)化智慧(hui)檔案庫房時(shi)應(ying)考(kao)慮到安裝(zhuang)漏水報警系(xi)統、防火報警系(xi)統、動態視頻監控(kong)系(xi)統、防盜報警監控(kong)系(xi)統、RFID門禁(jin)系統(tong)等(deng)，同(tong)時定期檢查庫房內電線(xian)、電器，發現問題及時解決(jue)。
3、庫房的窗戶區(qu)域(yu)應采用折射光作用較強的玻璃，并安裝雙層不透光窗簾(lian)，庫房內盡量使用白熾燈或無(wu)紫(zi)外熒(ying)光燈等低功率光源(yuan)，減少光對檔案的損害；庫房(fang)(fang)內禁放食品、雜物，防止灰塵和有害氣體對檔案的損壞，保(bao)持庫房(fang)(fang)的清潔衛(wei)生。
4、紙質檔案(an)數字化(hua)是(shi)延(yan)長檔案(an)使用壽命的主要(yao)手段(duan)，紙質檔(dang)案數(shu)(shu)字化就是利用數(shu)(shu)據庫、數(shu)(shu)據壓縮、掃(sao)描儀、OCR等技術手段將紙質檔(dang)案(an)蘊含的信息轉化(hua)為數字(zi)化(hua)的信息并存入具有有序結(jie)構的檔(dang)案(an)信息庫(ku)。建設(she)一體化(hua)智慧檔(dang)案(an)庫(ku)房(fang)，配置(zhi)數字化(hua)檔(dang)(dang)(dang)案(an)管理系統，對檔(dang)(dang)(dang)案(an)拆分錄(lu)入(ru)，掃描入(ru)冊，電(dian)子化(hua)分類存儲，完成電(dian)子建檔(dang)(dang)(dang)，可以高效實現存取檢(jian)索功能，改善檔(dang)案的利(li)(li)用方(fang)式(shi)，使檔(dang)案的利(li)(li)用不(bu)再(zai)受紙質檔(dang)案“孤本”的(de)(de)限(xian)制，一份文件可以同時提供給(gei)所有(you)需要它的(de)(de)人(ren)共享，避免原始檔案因頻繁(fan)調用而(er)帶來的(de)(de)損(sun)害，從而(er)延長紙質(zhi)檔案的(de)(de)使(shi)用壽(shou)命。
四(si)、健全檔案管(guan)理制度(du)，延長紙質(zhi)檔案的保存壽命
1、重視入庫前處理。紙質檔案的保護工作是從檔案入庫后開始，原始檔案經過整理、調用，空氣中的污染物、工作人員手中的汗漬都會接觸到檔案，造成檔案的二次污染和損傷，因此所有紙質檔案入一體化智慧檔案庫房前必須進行消毒滅菌、脫酸等一系列處理，從源頭控制蟲害、霉菌、腐變等的產生，有效地延長其保存年限。
2、講究(jiu)科學的保(bao)管方法(fa)。建設一(yi)體化(hua)智慧檔案(an)庫房并結合紙(zhi)質檔案(an)的(de)(de)性能(neng)特點進行有針對(dui)性地(di)保(bao)(bao)管(guan)(guan)，這(zhe)樣才(cai)能(neng)有效延長(chang)紙(zhi)質檔案(an)的(de)(de)保(bao)(bao)存年限。如對(dui)酸性較強(qiang)的(de)(de)紙(zhi)張，要(yao)嚴格密封保(bao)(bao)管(guan)(guan)；對(dui)圖紙(zhi)、字畫等(deng)紙(zhi)張材料(liao)形成的(de)(de)檔案(an)，應折疊(die)保(bao)(bao)管(guan)(guan)或攤(tan)開平(ping)放保(bao)(bao)管(guan)(guan)；對(dui)不同(tong)工藝制成的(de)(de)檔案(an)材料(liao)應分別(bie)保(bao)(bao)管(guan)(guan)等(deng)。
3、建立定期(qi)(qi)檢(jian)查(cha)(cha)制度。檔(dang)案(an)入(ru)庫后，須定期(qi)(qi)檢(jian)查(cha)(cha)，嚴格按(an)照標準(zhun)進(jin)行(xing)溫(wen)濕(shi)度的(de)控制和調節，對(dui)一些年代久遠的(de)珍貴檔(dang)案(an)，應進(jin)行(xing)除塵，定期(qi)(qi)檢(jian)查(cha)(cha)防(fang)(fang)蟲(chong)防(fang)(fang)霉(mei)藥物(wu)，防(fang)(fang)止因藥物(wu)放(fang)置時間(jian)過長藥效不佳而(er)(er)未能及(ji)時發現(xian)生(sheng)蟲(chong)蛀霉(mei)變(bian)現(xian)象(xiang)，從而(er)(er)延誤了檔(dang)案(an)搶(qiang)救時期(qi)(qi)。
4、強化檔案的保護意識。作為檔案管理人員要樹立正確的工作價值觀，嚴格按照檔案管理的規則進行檔案管理，要意識到，紙質檔案作為一種不可再生的“集體記憶”，具有不可替代性，要明白檔案保管工作的重要性，意識到檔案損壞的嚴重后果，增強其對工作的自覺性。單位要高度重視和支持檔案工作，把檔案工作納入本單位發展的總體規則，同規劃，同部署，同檢查，要設立檔案保護專項經費，適當更新檔案保護設備，改善庫房保管條件。
5、積極開展(zhan)檔(dang)(dang)案(an)(an)業務培(pei)訓。定(ding)期對檔(dang)(dang)案(an)(an)管理的工(gong)(gong)作(zuo)人員進(jin)行(xing)知(zhi)識(shi)培(pei)訓，提高檔(dang)(dang)案(an)(an)工(gong)(gong)作(zuo)者(zhe)的專業知(zhi)識(shi)和(he)基本保(bao)護(hu)技(ji)能，要正確處(chu)理好檔(dang)(dang)案(an)(an)利(li)用與保(bao)護(hu)的關系，并不(bu)折不(bu)扣地落(luo)實到具(ju)體的檔(dang)(dang)案(an)(an)管理工(gong)(gong)作(zuo)中。
紙(zhi)質檔(dang)案(an)是各(ge)個國家、政府、企事業單(dan)位留下的(de)記(ji)錄性材料，是人民勞動的(de)智慧結晶(jing)，有著彌足珍貴的(de)歷史性意義，我們(men)必(bi)須采取多方位的(de)措施來防(fang)止紙(zhi)質檔(dang)案(an)的(de)損失發(fa)生，可以通過建設一體化智慧檔案庫房，營造出良好的保管環境、加快推進紙質檔案數(shu)字化(hua)，同時健全檔案管理制度，以最大限度地延長紙質檔案(an)的壽命。
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