檔案數字化是隨著計算機技術、掃描技術、OCR技術、數字攝影技術（錄音和錄像）、數據庫技術、多媒體技術和存儲技術的發展而出現的一種新的檔案信息形式，它將各種載體的檔案資源轉化為數字檔案信息，以數字形式存儲，以網絡形式相互連接，用計算機系統進行管理，形成一個有序的檔案信息庫，可以及時提供和利用。構建數字化檔案管理是智慧檔案館建設中基礎的內容，智慧檔案庫房數字化檔案管理系統可實現電子檔案的收集、檔案整理、檔案管理、檔案利用、檔案安全等全周期管理。下面來和大家分享其功能及優勢。
一、實現(xian)檔案收集自動化
智(zhi)慧檔(dang)案(an)(an)庫房(fang)數字化檔(dang)案(an)(an)管理系(xi)統提供(gong)多種(zhong)標(biao)準接口(kou)，支持與上(shang)游(you)業務系(xi)統無縫銜接，實(shi)現全門類檔(dang)案(an)(an)數據收(shou)集的(de)自(zi)動(dong)化，電子檔(dang)案(an)(an)接收(shou)后，自(zi)動(dong)歸檔(dang)進行檢測，保障電子檔(dang)案(an)(an)的(de)真實(shi)性、可用性、完整(zheng)性、安全性。
二、實現快(kuai)速(su)檢索檔案
針對(dui)海量數(shu)據(ju)，智慧檔案(an)庫(ku)房數(shu)字(zi)化檔案(an)管理系統(tong)提供了多種(zhong)檢(jian)索(suo)(suo)方式(shi)，包括全文檢(jian)索(suo)(suo)、條件檢(jian)索(suo)(suo)、元數(shu)據(ju)檢(jian)索(suo)(suo)來定位(wei)目(mu)標文檔，實現(xian)了快(kuai)速(su)檢(jian)索(suo)(suo)能力。
三、檔案門類、鑒定、銷毀全過程管(guan)控(kong)
數字化檔(dang)案(an)管理(li)系統可根據(ju)年份、類型、全宗(zong)等多(duo)種維度自定義檔(dang)案(an)門類；實現對(dui)檔(dang)案(an)的整理(li)、排序、編(bian)號并嚴(yan)格管控(kong)權限；開放鑒(jian)(jian)定、銷毀鑒(jian)(jian)定線上化嚴(yan)格控(kong)制保密(mi)期限；銷毀過程全紀(ji)錄，檔(dang)案(an)回收站有(you)保障。
四(si)、實現檔(dang)案借閱(yue)與歸(gui)還(huan)管理(li)
公開(kai)的(de)檔(dang)案可(ke)以直(zhi)接(jie)自助借(jie)(jie)閱(yue)，有(you)些檔(dang)案系統(tong)有(you)嚴(yan)密的(de)權限控制，允許借(jie)(jie)閱(yue)的(de)，可(ke)以直(zhi)接(jie)觸(chu)發相應的(de)借(jie)(jie)閱(yue)流程(cheng)，通過審批后即(ji)可(ke)借(jie)(jie)閱(yue)。智(zhi)慧(hui)檔案庫房(fang)數字化檔案管理(li)系統可以(yi)設定(ding)借(jie)閱(yue)的(de)時(shi)間(jian)，時(shi)間(jian)一到(dao)、即可收回權限(xian)，可以(yi)支持多人同(tong)時(shi)借(jie)閱(yue)，讓檔案的(de)價值充分(fen)發揮。
五、實現數據、行為、日志鎖定
數字化檔案管理系統(tong)還可以針對系統(tong)內的(de)信息(xi)數(shu)據、用戶行為、系統(tong)日志進(jin)行相應(ying)的(de)鎖定，從而滿足(zu)對內實(shi)現可溯(su)可查，對外可以滿足(zu)監管、審(shen)計等多(duo)方面的(de)要求(qiu)。
六、支持打造(zao)一站式的檔(dang)案管理門戶
智慧檔(dang)案庫房數字(zi)化檔(dang)案管(guan)理(li)系統可實現(xian)建立一站式的檔(dang)案管(guan)理(li)門戶，統一管(guan)理(li)，所有文件可歸檔(dang)到一個(ge)檔(dang)案中心，為不(bu)同(tong)崗(gang)位、不(bu)同(tong)角色的用戶提供個(ge)性(xing)化的服務。
由此可見，智慧檔案庫房數字化檔案管理系統實現檔案的全周期管理、實現檔案收集自動化、實現快速檢索檔案、檔案門類鑒定銷毀全過程管控、實現檔案借閱與歸還管理、實現數據行為日志的鎖定、支持打造一站式的檔案管理門戶，有利于提高企業的檔案工作效率和現代化水平！
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