由于傳統檔(dang)(dang)案(an)室(shi)基礎設施較落后，導(dao)致經常出(chu)現(xian)檔(dang)(dang)案(an)錯(cuo)查錯(cuo)取、盤點出(chu)錯(cuo)等(deng)情況，這就表明傳統的(de)檔(dang)(dang)案(an)管理(li)方式已經無(wu)法(fa)滿足檔(dang)(dang)案(an)數量與日(ri)(ri)俱增的(de)管理(li)需求，二者之間的(de)矛盾日(ri)(ri)漸突出(chu)。而(er)檔案室智慧一體(ti)化建設，有力化解了矛盾，該智慧檔案館通過(guo)搭建(jian)智能(neng)密(mi)集架系統以(yi)及(ji)RFID系統等，實(shi)現(xian)了檔案的精(jing)準查詢、精(jing)準定位、精(jing)準盤點、精(jing)準檢(jian)測(ce)等，做到檔(dang)案的有(you)序、高效、準(zhun)確管(guan)理，切實提(ti)高檔(dang)案管(guan)理水平。
一、精準查(cha)詢(xun)
以往，查詢檔案多以人工手動查找，費時費力，而檔案室智慧一體化建設完成后，實現了檔案的精準查詢。在智慧檔案室中，大量貼有RFID標簽(qian)的(de)實體檔(dang)(dang)案(an)均存放于智(zhi)能(neng)密(mi)集架中，當需要查(cha)詢檔(dang)(dang)案(an)時(shi)，具備權限的(de)人(ren)員只需在智(zhi)能(neng)密(mi)集架系(xi)統中輸(shu)入檔(dang)(dang)案(an)編(bian)號(hao)或檔(dang)(dang)案(an)關鍵詞等信息，系(xi)統將自動檢索相關檔(dang)(dang)案(an)，大(da)(da)大(da)(da)提(ti)高查(cha)詢的(de)效率及準確性(xing)、大(da)(da)大(da)(da)減小了工作(zuo)難(nan)度、減輕工作(zuo)人(ren)員的(de)壓(ya)力。
二、精準定位
取檔是檔案管理工作中不可缺少的環節，通過取檔，實現檔案的利用，促使檔案發揮自身價值。面對大量檔案，如何做到快速精準定位及取檔呢？檔案室智慧一體化建設完成后，實現對檔案位置的實時監控和定位，避免檔案遺失和混亂。通過在智能密集架中檢索查詢相應的檔案后，即可獲取相應的檔案位置信息，點擊開架，檔案所在列自動打開，且打開的過程中語音提示、列顯閃爍、檔案下方指示燈亮起，多種方式引導人員快速取檔。
三、精準盤點
開展館(guan)藏檔案清查盤點工(gong)作是(shi)摸清館(guan)藏家(jia)底的重要途(tu)徑,也是消除隱患、確(que)保檔案安全(quan)的重(zhong)要方(fang)式。以(yi)往人工逐(zhu)一清查(cha)盤點檔案的方式，顯而易見是一項需要大量人(ren)力成本(ben)卻效率低下的工作(zuo)，也有一(yi)些庫房(fang)人(ren)員較少，無法形成日常盤(pan)點(dian)管(guan)理工作，其檔案(an)盤點周期以年為單(dan)位，陳(chen)舊的盤點數據，無法(fa)實(shi)時反應檔案(an)管(guan)理(li)情況，如遇到檔案(an)丟失(shi)(shi)、破損、不完整，無法(fa)及時修(xiu)補，進而(er)造(zao)成損失(shi)(shi)。通過進行檔案室智慧(hui)一(yi)體化建設，實現檔(dang)案的精準盤點(dian)、快(kuai)速盤點(dian)，主(zhu)要使用到(dao)的設備(bei)包括(kuo)RFID智能盤(pan)(pan)點(dian)(dian)車、手持(chi)盤(pan)(pan)點(dian)(dian)儀(yi)等，從而達到在短時間(jian)內即可(ke)完(wan)成(cheng)整個(ge)庫房的(de)盤(pan)(pan)點(dian)(dian)工作的(de)效(xiao)果(guo)，也(ye)避(bi)免了人為盤(pan)(pan)點(dian)(dian)可(ke)能出(chu)現的(de)錯誤(wu)。
四、精準檢測
檔(dang)案(an)被(bei)盜(dao)是非常(chang)嚴重的事故，將會造(zao)成檔(dang)案(an)室(shi)以及(ji)單位的重大損失，因此智慧檔(dang)案(an)室(shi)中需要(yao)采取相關措施，加強檔(dang)案(an)的安(an)全。RFID通道門是(shi)一種基于(yu)無線射頻識別技術的智能門禁(jin)系統，可用(yong)于(yu)圖書館/檔案室、倉儲、門(men)店等場景下的進出(chu)管理，起到(dao)批(pi)量識(shi)別、防(fang)盜報警的作用，當未(wei)經授權檔案(an)經過(guo)RFID智能通(tong)道門時，RFID智能通(tong)道門可精準檢測(ce)識(shi)別，并發出報警。
近(jin)些年，智(zhi)(zhi)慧(hui)檔(dang)案(an)室的(de)(de)建設成為單位檔(dang)案(an)管理(li)的(de)(de)一種(zhong)潮流，越來越多的(de)(de)單位開(kai)始認(ren)識和了解智(zhi)(zhi)慧(hui)檔(dang)案(an)室，建設檔案室智慧一體化(hua)建設給檔案(an)行業帶來(lai)了新的發(fa)展機(ji)遇。一體化智慧檔案庫房建設完成(cheng)后(hou)，保障了檔案(an)管(guan)(guan)理工(gong)(gong)作(zuo)的高效性、精準(zhun)性、安(an)全(quan)性，同時使檔案(an)管(guan)(guan)理人員(yuan)能(neng)夠從繁雜(za)的檔案(an)管(guan)(guan)理工(gong)(gong)作(zuo)當中解脫出來。
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