隨著社會的飛速發展和進步，檔案的數量越來越多，檔案利用的頻率越來越高，而落后的檔案庫房勢必與其產生矛盾，導致檔案管理過程中凸顯出一系列問題，使檔案管理的難度大大增加，檔案管理人員的工作壓力也越來越大。基于此，各單位迫切需要開展智能檔案庫房、智慧檔案庫房一體化建設，安裝一體化平臺、智能密集架、環控系統、安防系統、RFID系統、數字化檔案管理系統等，從而向新型檔案管理方式邁進！

一、落后的檔案庫房所存在的問題

      1、檔案庫房缺乏科學的規劃和設計，導致出現空間利用不合理等問題，進而影響檔案管理工作。

      2、檔案庫房內的檔案數量龐大且種類繁多，而庫房硬件設施的配置普遍不完善，導致檔案管理不當。在實際工作中，檔案庫房因為設備設施的落后而造成檔案管理混亂的現象屢見不鮮，嚴重影響檔案的安全、檔案的利用。

      3、檔案庫房中各個設備及系統處于獨立運行、分散管理的狀態，易形成信息孤島，這導致人員在管理的過程中浪費了大量的時間和精力。

二、智慧檔案庫房一體化建設的優勢

      1、科學規劃、有依有據，充分利用空間：在智慧檔案庫房建設前期，專業的工作人員將根據單位的實際情況合理（如：空間尺寸、檔案數量、檔案類型、檔案庫房風格、預算等）規劃方案，多次商討并確認方案無誤后，再開展實施智慧檔案庫房一體化建設工作，實現檔案庫房空間的充分利用，從而達到理想效果。

      2、實現檔案的有序、高效、科學、規范管理：智慧檔案庫房一體化建設，通過安裝智能密集架、rfid系統，實現了檔案基本信息管理、檔案快速查詢、檔案精準定位、高效盤點、借閱歸還管理、出入庫管理等，即使大量檔案的情況下，也能達到有序、高效、科學、規范管理，使檔案管理更輕松便捷。

      3、實現環境的實時監測和調控：智慧檔案庫房一體化建設后，能夠實現實時監測、顯示庫房溫濕度、空氣質量TVOC、空氣PM2.5、空氣甲醛含量、空氣CO2濃度等參數，環境異常時立即發出報警，支持自動或手動對環控設備進行管理和控制，確保環境達標，實現檔案的能夠長久、安全的存儲。

      4、全方位保障檔案的安全：智慧檔案庫房中含有監控系統、防盜報警系統、門禁系統、七氟丙烷氣體滅火系統等，達到實時監控庫房情況，當出現煙霧超標、異常進出等情況時，系統將及時發出報警，通知并提醒人員及時采取相應的措施，全方位保障檔案的安全。

      5、實現實體檔案與數字檔案的雙重管理：智慧檔案庫房不僅能夠實現實體檔案的高效有序管理，還能夠實現數字檔案的收集、整理、利用、安全、管理等，相比以往單一的檔案管理方式，檔案管理水平和檔案利用效率都得到大大提高。

      6、實現多系統間的統一集中管理：智慧檔案庫房一體化平臺實現了智能密集架系統、RFID系統、環控系統、安防系統等多系統進行對接，庫房實景以及相關數據聚合在平臺上統一展示，并支持智能密集架、環控等設備的遠程控制。可見，智慧檔案庫房一體化建設真正實現了檔案庫房各系統間的集中、統一管理，使人員可以更快速、更便捷地管理庫房。

      綜上，智慧檔案庫房/智慧檔案室一體化建設方案，科學規劃、有依有據，充分利用空間，實現檔案的有序、高效、科學、規范管理，實現環境的實時監測和調控，全方位保障檔案的安全，實現實體檔案與數字檔案的雙重管理，實現多系統間的統一集中管理，使檔案管理向新方式、新方向邁進！

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