檔案是各大院校和企事業單位發展中必不可少的資料，同時這些檔案在日后的工作中也會有極其重要的作用，所以檔案管理工作在各大單位中都是一項很重要的部分。不過很多單位由于檔案資料產出的速度很快，檔案的數量也是非常龐大的。我們知道檔案資料的數量越大就越加難以管理。

目前很多單位使用的是文件柜或者貨架的形式進行檔案存放，在以往這些方式可以從一定程度上滿足檔案的管理存放工作，但隨著社會發展和各自單位檔案資料的劇增，很多以往的管理方式越來越力不從心。往往越是大規模的檔案庫越是經常出現檔案的缺失、損壞等情況。相比之下一些采用密集架作為檔案庫房設備的單位相對管理的更加有序，因為密集架作為一種專門的檔案管理存放工具，在檔案管理工作中是更加有力更加高效的。

所以面對大量的檔案資料，建設檔案室密集架是很有必要的。首先從存放量上檔案室密集架最大化的利用了庫房的空間，使同一個房間在使用密集架的情況下存放的檔案量更多甚至是數倍的增加。同時密集架在結構和儲存空間上的分區更加分明，這樣在面對大量資料的時候可以更好的進行分類保存，不同種類或者部門的檔案資料可以放在不同的列或者組內，可以保持各方面檔案資料不混亂。

與此同時，檔案資料存放在密集架內可以有效做到防塵防鼠等功能，而且密集架可以配備智能管理、消防、通風、恒溫恒濕系統，所以如果想建設一項專業的檔案管理庫房，采用密集架是很有必要的。