在智慧社會的(de)到來、科學(xue)技術不斷進步、國家出具各項政策等多種因素的(de)加持下，使智慧檔案(an)(an)室建設具有了現實(shi)的(de)可行性(xing)，也有了實(shi)際(ji)的(de)可操作性(xing)，甚至(zhi)還(huan)有了緊迫性(xing)。智慧檔案(an)(an)室一(yi)體化(hua)建設方案(an)(an)主要(yao)包(bao)括一(yi)體化(hua)管理(li)平臺、智能密(mi)集架系統、RFID檔案管理系統、環控系統(tong)、安防系統(tong)以及數字化(hua)檔案管(guan)理系統(tong)等，整個方案的(de)亮點在于極具未(wei)來感(gan)和科(ke)技感(gan)，下面(mian)就智(zhi)慧檔案館建(jian)設方案(an)作出詳細介紹。
一、一體化管理平臺(tai)：兼容(rong)性強
一體化管理平臺是智慧檔案室一體化建設方案的重要內容，該平臺的強大之處在于預留各種接口，兼容性強，如與智能密集架系統、RFID系(xi)統(tong)(tong)、環控系(xi)統(tong)(tong)、安防系(xi)統(tong)(tong)以及數字化(hua)檔案管理系(xi)統(tong)(tong)等進行(xing)對(dui)接(jie)，即可(ke)(ke)實現子系(xi)統(tong)(tong)間的相(xiang)互聯動、統(tong)(tong)一管理；該(gai)平臺采(cai)用了3D可(ke)(ke)視(shi)化(hua)技(ji)術(shu)，通過建模(mo)可(ke)(ke)1:1還原(yuan)室(shi)內實景(jing)，檔案室(shi)情況(kuang)一目了然。
二、智能(neng)密集架系統：多(duo)重(zhong)功(gong)能(neng)
在建設(she)智慧檔案室(shi)時，建議選用(yong)更加(jia)智能、先(xian)進、新穎的實體(ti)檔案管理設(she)備，本方案中(zhong)采用(yong)的設(she)備為智能密集(ji)架：
智能密集架系統含有多重功能，其具有防盜、防擠壓功能，雙雙保護檔案及人員的安全；其具有語音控制、觸屏操作以及遠程控制功能，即通過語音、觸屏或者遠程都可實現對密集架的操作；其具有語音提示、屏幕動畫、列顯閃爍等方式引導功能，幫助人員快速確定檔案位置；其具有自動休眠功能，即在一定時間內沒有使用的情況下，屏幕、列顯、氛圍燈等裝置都將熄滅，達到節能減排的目的；其具有自檢功能，能夠更快更準排查故障。
三、RFID檔案(an)管(guan)理系(xi)統：優勢(shi)顯著
RFID檔(dang)案(an)管理系(xi)統優勢顯著，該(gai)系(xi)統主要包括(kuo)RFID標簽(qian)、RFID智能書車、RFID通(tong)道門、一(yi)體(ti)(ti)式館(guan)員工作站、智能手(shou)持閱讀器等(deng)設備，智慧檔(dang)案(an)室(shi)一(yi)體(ti)(ti)化(hua)建(jian)(jian)設方(fang)案(an)中搭(da)建(jian)(jian)RFID系(xi)統的(de)目的(de)在于實現檔(dang)案(an)的(de)精準定(ding)位、快速盤(pan)點(dian)、安全(quan)管理等(deng)。
通過一體式館員工作站將檔案信息錄入至RFID標簽中，并將貼有標簽的檔案存入智能密集架中，即可實現檔案的有序管理，實現檔案精確定位到盒；RFID智能書車、智能手持閱讀器等設備均有盤點功能，在短時間內即可完成全館盤點；當未授權檔案經過RFID通道門時，將發出報警提示，大大降低檔案丟失風險。可見，RFID檔案管理系統有效突破傳統檔案管理方式下的困局。
四、環境控制系統：提供適宜的環境
檔(dang)案室環境異常將(jiang)會加速(su)檔(dang)案的老化(hua)變質速(su)度(du)，將(jiang)會危(wei)及人(ren)員的健康，因此環控系統是(shi)智(zhi)慧檔(dang)案室一體化(hua)建設方案中(zhong)不可缺少的內容。
環境控制管理系統即對檔案室的環境進行控制和管理，其主要包括溫濕度傳感器、空氣質量云測儀、空調、恒濕消毒凈化一體機、新風機、智能區域環境控制器等設備，從而達到實時監測和調節室內溫度、濕度、空氣質量TVOC、空氣PM2.5、空氣甲醛含量、空氣CO2濃度(du)的(de)效果，從(cong)而為檔案及人(ren)員(yuan)提供適宜(yi)的(de)環境(jing)。
五、安(an)防(fang)系統：降低(di)安(an)全事故的(de)發生率
檔(dang)案(an)安全工作(zuo)是檔(dang)案(an)工作(zuo)的(de)底線，直接(jie)關系(xi)到(dao)檔(dang)案(an)工作(zuo)的(de)可持續發展和檔(dang)案(an)作(zuo)用的(de)有效發揮，如檔(dang)案(an)室(shi)安防設(she)施(shi)完(wan)善，則檔(dang)案(an)安全工作將(jiang)會(hui)取得明顯成(cheng)效；如檔(dang)案(an)室(shi)安防設(she)施(shi)配(pei)套(tao)不完(wan)善，則將(jiang)易發(fa)、多發(fa)檔(dang)案(an)安全事(shi)故。
智慧檔案室安防系統主要包括防盜報警系統、防火報警系統、視頻監控系統、門禁系統等方面，防盜報警系統即通過在檔案室出入口安裝紅外傳感器檢測人員出入，如在布防時間段內有人員出現則能夠立即檢測到，并觸發報警、提醒工作人員；防火報警系統主要包括煙霧傳感器及滅火設備，通過檢測煙霧濃度并發出報警，提醒人員及時采取滅火措施，有效避免火勢蔓延。視頻監控系統能夠全方位監控檔案室情況，實現對檔案室24小時不(bu)間斷(duan)監控，并可以回放(fang)查(cha)詢錄像記(ji)錄。門禁(jin)系統可采(cai)用(yong)刷卡、指紋識別(bie)、人臉識別(bie)等多種(zhong)方式進行(xing)身份認證，確(que)保(bao)只有授權人員(yuan)才能進入，全力保(bao)障檔案(an)的安全。
六、數(shu)字(zi)檔案管理(li)(li)系統：實現電子檔案的全流程管理(li)(li)
當前，檔(dang)案(an)(an)(an)種(zhong)類豐富(fu)多樣，各(ge)單位不僅僅重(zhong)視實體檔(dang)案(an)(an)(an)的管(guan)理(li)，同時(shi)也(ye)十(shi)分關注電(dian)子(zi)檔(dang)案(an)(an)(an)的管(guan)理(li)，因此(ci)在智(zhi)慧檔(dang)案(an)(an)(an)室一體化(hua)建設方案(an)(an)(an)中搭建了數字檔(dang)案(an)(an)(an)管(guan)理(li)系統，該系統能(neng)夠實現對各(ge)種(zhong)類型的檔(dang)案(an)(an)(an)資料進(jin)行電(dian)子(zi)化(hua)、網絡化(hua)集中管(guan)理(li)，其功能(neng)涵蓋檔(dang)(dang)案收(shou)集整(zheng)理、移交歸(gui)檔(dang)(dang)、檔(dang)(dang)案利(li)用、檔(dang)(dang)案保(bao)存、檔(dang)(dang)案銷毀等，大(da)大(da)提高(gao)了電子檔(dang)案管(guan)理工作的效率和管(guan)理水平。
檔案是歷史的真實記錄，是歷史的可信材料，做好檔案管理至關重要。由上述可以了解到，智慧檔案室一體化建設方案極具未來感與科技感，其中涉及到多種先進技術及設備，有效推動檔案事業的高質量發展！
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