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檔案庫房智能化建設,意義重大!

2022-11-22 17:45:54 來源:花都集團 閱讀數:1093

      現如今,智能技術與智能管理已經成為社會發展的大趨勢,各企事單位也應跟隨發展的步伐,主動瞄準建設智能檔案庫房的新目標而積極發力。加快智能檔案庫房建設是適應信息化時代新趨勢、滿足人民群眾新期待的重要舉措,也是解決檔案數量與日俱增、檔案庫房存儲壓力大的重要途徑。檔案庫房智能化建設助力管理模式、服務方式的變革、引導工作人員發生改變,意義重大,本文加以探討!

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助力管理模式發生變革

      傳統檔案管理均由人工全程操作,費時費力、容易出錯,智能檔案庫房中搭建了一體化平臺、智能密集架、RFID系統以及數字化檔案管理系統,在各個智能設備的協助下,檔案存儲、分類、查詢、盤點、出入庫及維護檔案安全等環節省時省力,效率及準確率都更高,從而大量檔案的有序、高效、安全管理,同時支持將實體檔案掃描入冊,完成電子檔案的全生命周期管理;傳統檔案庫房環境監測設備及安防設施趨于落后,無法很好地管控和保障庫房安全,而智能檔案庫房實現了庫房溫濕度、TVOC、PM2.5、甲醛、CO2的實時監測、顯示及調節,實現對庫房進行全方位的監控,異常情況發出報警提示,以防庫房出現突發事件,避免檔案丟失、泄密、損壞。由此可見,檔案庫房智能化建設,助力檔案管理模式以及庫房環境、安防管理方式雙雙發生變革。

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促使服務方式發生變革

      檔案庫房的功能包括保管檔案,而保管檔案的目的是發揮檔案的作用和價值,使其為單位、為用戶提供有效服務。傳統檔案庫房服務效率低且服務方式單一,而檔案庫房智能化建設完成后,服務方式發生了變革,在智能檔案庫房能夠快速檢索和尋找到所需實體檔案,且支持自助借還,為用戶提供更高效、更便捷的服務,此外,智能檔案庫房可以提供全天候在線服務,不同用戶可以同時獲取和使用同一份檔案信息,提高了檔案信息的利用率,提升了用戶滿意度。

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引導工作人員發生改變

      檔案庫房智能化建設和運維離不開智能技術,更離不開人的主導。在傳統檔案庫房中,人員往往囿于傳統的、機械性、可重復性的檔案工作方式,而建設智能檔案庫房后,人員將會逐步破除因循守舊、墨守成規的思想觀念,積極適應時代發展新形勢,加強現代技術學習和運用能力,進而提升自我、提高在工作中的知識含量和腦力運用,成為具有創新和學習能力的人才,因此建設智能檔案庫房將引導工作人員發生向更好的方向改變。

由此上可以了解到,當前新一代技術的發展已深刻影響到檔案領域,智能技術與檔案工作各環節的融合愈發緊密,檔案庫房智能化建設的意義重大,有力推動檔案資源的科學管理、有效保護、高效利用,引導人員思維及能力得到進一步提升。

      本文源自洛陽花都集團網站,未經允許,請勿轉載使用,侵權必究。

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