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檔案室智慧一體化建設,更好地滿足檔案管理的實際需求!

2023-01-19 17:20:44 來源:花都集團 閱讀數:2168

      在傳統的檔案管理工作中,存在效率低、浪費大、監測難、調控難、不安全等問題因此檔案室智慧一體化建設智慧檔案館建設迫在眉睫。檔案室智慧一體化是基于物聯網、云計算等新技術構建的檔案室,促使檔案管理更加高效化、實現對庫房環境精準測控、全方位維護檔案安全更好地滿足檔案管理的實際需求,本文加以分析。

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一、促使檔案管理更加高效化

      檔案室智慧一體化建設,促使檔案管理更加高效化。在檔案管理過程中,智能密集架及RFID系統實現檔案快速上下架精準定位與查找輕松盤點等功能,對存放于檔案室智能密集架架體上的已貼電子標簽的檔案的在架、錯位、離位等信息進行自動識別判斷并完成記錄和提示,實現對已貼電子標簽檔案實體的數量、狀態、異常信息的統計、分析和上報,省去了大量時間和人力成本,大大提高了檔案管理的工作效率。

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、實現對庫房環境精準測

      由于檔案的不可再生性和憑證作用的特性,因此維護檔案存放環境的穩定性和安全性至關重要通常,檔案室智慧一體化建設方案中包含了環控系統,該系統可以采集并展示檔案室溫度、濕度、空氣質量等數據,支持根據預設的環境指標合理區間值,當發現指標異常時,便可根據預設的處理方案來采取相應的措施,如控制打開/關閉空調、打開/關閉恒濕消毒凈化一體機、打開/關閉新風機等,從而實現對庫房環境精準測控。

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、全方位維護檔案安全

      檔案安全是檔案工作的底線,是檔案事業的根基。檔案安全工作只有進行時,沒有完成時。檔案室智慧一體化建設往往會使用到動態視頻監控系統、防盜報警監控系統、防火報警系統、智能門禁系統等,能夠實時監控并錄像室情況、及時進行煙霧檢測和滅火、防止盜竊檔案,觸發情況自動報警,從而維護檔案及檔案的安全。

      由此可見,檔案室智慧一體化建設能夠更好的滿足當前檔案管理的實際需求智慧檔案室一體化建設方案設計完成并落地后,促使檔案管理更加高效化、實現對庫房環境精準測控、全方位維護檔案的安全,有利于提升檔案管理水平

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