隨著檔案館檔案存量的日益增加，特別是在日常辦公過程中通常會產生大量的以不同形式存在的實體檔案，如文書檔案、基建檔案、音像檔案等，而且隨著時間的發展這些檔案還會持續不斷的增長。而定制智能檔案庫房就能解決這些問題，并且其還能實現檔案的無序存放有序管理以及安全防護。本文就對此方面加以介紹。
一、具備實體檔案管理
定制智能檔案庫房具備實體檔案管理的功能，通過管理系統結合智能密集架、條碼掃描槍、RFID通道門、RFID工作臺、RFID盤點車、無線采集終端等設備實現對實體檔案資料的采集、歸檔、入盒、上架、下架、借閱、銷毀，繼而可實現對實體檔案的無序存放有序管理，使檔案管理更加便捷。
二、具備檔案庫房環境管理
定制智能檔案庫房具備檔案庫房環境管理的功能，這些就是智慧檔案庫房十防建設中的一部分，包括防濕、防溫、防水、防塵、防盜這幾個方面。主要是通過采集所有檔案室內的溫度、濕度、漏水、煙霧、空氣質量、人員侵入等數據，再通過控制空調、凈化一體機等設備，達到自動調節溫濕度以及空氣凈化的目的，繼而實現對檔案庫房的環境管理。
三、具備檔案庫房安全防范管理
定制智能檔案庫房具備檔案庫房安全防范管理的功能，主要警報器、RFID門禁設備與計算機相互作用，來實現對檔案的安全防護管理。若有非法人員入侵，就會觸發報警裝置，報警器就會報警來提醒工作人員，系統還會發送信息通知管理人員，以此來實現對檔案的安全管理。
關于定制智能檔案庫房的功能除了具備實體檔案管理、檔案庫房環境管理、檔案庫房安全防范管理外，其還能保護檔案本身，延長檔案保存的時間，并且還可以實現對檔案管理人員的安全保護。
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