傳統的檔案管理方式存在檔案數量冗余、查詢、盤點困難、處理時間長等低效率現象，而信息技術手段的應用則是解決問題的關鍵。超高頻RFID技術的引入將徹底改變人們對檔案管理活動的認識，在檔案柜中運用RFID技術，形成RFID智能檔案柜，實現了精準定位、跟蹤檔案，大大改進管理方式、提高工作效率，保障檔案的安全。本文加以分析。
一(yi)、檔案管理(li)的現狀(zhuang)與問題
近年來，我國檔案事(shi)(shi)業(ye)取得(de)了長足的(de)(de)(de)發展，檔案事(shi)(shi)業(ye)的(de)(de)(de)規模(mo)擴大了，數量(liang)也逐日增(zeng)多(duo)，檔案的(de)(de)(de)種類(lei)日趨多(duo)樣化(hua)，信息(xi)量(liang)迅速(su)膨脹(zhang)。但傳統檔案管理手段與技術所導致的(de)(de)(de)問題日益突顯：檔案(an)編目流程繁瑣低效、整(zheng)理(li)時間(jian)冗長(chang)；檔案存放次序(xu)較易(yi)被打亂；檔(dang)案查閱耗時(shi)長；檔案的(de)盤(pan)點(dian)操作不科學；對失效檔案的管(guan)理(li)滯(zhi)后。鑒于這種現(xian)狀，檔案管理的(de)技術升級與(yu)(yu)改造迫在眉(mei)睫。作(zuo)為新一(yi)代(dai)物料跟蹤(zong)與(yu)(yu)信(xin)息識(shi)別的(de)超高頻RFID技術的(de)(de)快速發展給檔案管理的(de)(de)自動化、智(zhi)能(neng)(neng)化帶來了可(ke)能(neng)(neng)性，具有其它方式無可(ke)比擬(ni)的(de)(de)優越性。
二、RFID智(zhi)能檔案柜優勢
智能檔案柜是什么？RFID智能檔(dang)案(an)柜是一款(kuan)實(shi)現資料實(shi)時(shi)監控、精準指引、快(kuai)速盤點(dian)的(de)文件檔案存儲柜，采用整柜分層存儲的方式，單層物理標準劃分單元格，逐級標準劃分，規范化管理；每個位置配備引導指示裝置，實現資料的實時監控、快速查找；引入RFID相(xiang)關技術(shu)，通過手持設備（支持全自動盤點）可(ke)快速盤點相(xiang)關資料，高效且可(ke)靠；配套(tao)PC端管理系統(tong)，可(ke)為(wei)用戶提供流程化(hua)、規范化(hua)、標準化(hua)的(de)管理模式，廣泛應用于(yu)黨(dang)、政、軍(jun)、企(qi)、公(gong)檢(jian)法等單位重要及保密檔案的存儲和管理(li)。
RFID智(zhi)能檔案柜的盤(pan)點(dian)(dian)(dian)有兩種(zhong)形(xing)式(shi)，分別是(shi)人工盤(pan)點(dian)(dian)(dian)和(he)自動盤(pan)點(dian)(dian)(dian)。人工盤(pan)點(dian)(dian)(dian)模式(shi)是由工作人員運(yun)用(yong)手(shou)持(chi)機對檔(dang)案(an)柜中的(de)檔(dang)案(an)進行(xing)批(pi)量盤(pan)點(dian)。自動盤(pan)點(dian)為現階段常(chang)見的(de)一(yi)種快速(su)的(de)盤(pan)點(dian)方式，檔(dang)案(an)柜中預置閱(yue)讀器天(tian)線和閱(yue)讀器，當啟動盤(pan)點(dian)后可以快速(su)的(de)識別(bie)檔(dang)案(an)柜中所有檔(dang)案(an)的(de)電子標簽，并(bing)報告給(gei)系統，當檔案丟失或檔案放(fang)置的位置錯誤時，系統可以發出報(bao)警。
隨著RFID技術的市場需(xu)求(qiu)不斷(duan)涌現，RFID逐漸(jian)應用(yong)于(yu)各(ge)(ge)行各(ge)(ge)業，并且不同程度地(di)影響(xiang)著(zhu)社會的生產方(fang)式(shi)以及居民(min)的日(ri)常(chang)生活。從上述可以看出，RFID智能檔(dang)案(an)柜在單(dan)位(wei)檔(dang)案(an)管(guan)理(li)中的應用(yong)，大(da)大(da)改進了(le)檔(dang)案(an)管(guan)理(li)方(fang)式(shi)，為各(ge)(ge)單(dan)位(wei)帶來了(le)極大(da)的效(xiao)率提升和效(xiao)益凸顯(xian)。
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