企業數字檔案館（室）建設內容主要包括基礎設施建設、電子檔案管理系統建設、數字檔案資源建設、制度規范建設、安全保密體系建設、經費與人才保障等，本文就此詳細闡述。

一、基礎設施建設

      企業數字檔案館（室）基礎設施建設應充分考慮檔案信息安全、保密的需要，盡量選擇技術上自主可控的設施設備。

      1、機房建設：機房建設應根據數字檔案館（室）運行需求和機房建設基本要求，充分利用企業現有信息化基礎條件，通過改造、添置設備等方式，建設滿足數字檔案館（室）運行要求的機房；涉密機房建設應符合國家有關保密規定。

      2、網絡設施：企業數字檔案館（室）的網絡應接入企業網，并與互聯網隔離，管理涉密檔案的數字檔案館（室）網絡應與互聯網物理隔離。也可以建立企業檔案部門局域網。網絡建設應考慮電子文件收集、歸檔和電子檔案管理、利用需要，網絡帶寬等性能應能適應圖像、音頻、視頻等各類數據的傳輸要求。

      3、硬件設備：根據電子檔案管理系統及基礎軟件系統部署和高效穩定運行需求配備服務器。根據科學、可行的存儲備份策略，配備穩定與適當冗余的數據存儲備份設備。配備滿足工作需要的計算機、掃描儀、數碼照相機、打印機以及刻錄機、移動存儲介質等設備。

      4、基礎軟件：應結合企業信息化的現狀，在統籌利用企業業已運行的基礎軟件系統的基礎上，結合企業數字檔案館（室）開發和運行的需要，配備正版或經過規范測試、登記的自主開發的基礎軟件，如操作系統、數據庫管理系統、中間件、全文檢索工具、光學字符識別軟件等。

      5、其他設施：應根據需要配備相對獨立、符合安全保密要求的檔案數字化加工場所和電子檔案閱覽場所。

二、電子檔案管理系統建設

      1、收集功能

      1）電子文件登記

      具備電子文件手工登記功能，元數據項在滿足國家有關標準要求的前提下，可根據需要增減，具有元數據手工登記校驗功能；可對電子文件元數據根據權限進行更改、刪除、檢索、全文掛接等操作。

      2）電子文件和電子檔案在線接收

      應具有符合《企業電子文件歸檔和電子檔案管理指南》有關要求，從業務系統接收電子文件及其元數據的接口。具有從其他電子檔案管理系統接收電子檔案的功能，功能符合《電子檔案移交與接收辦法》有關要求。

      3）電子文件和電子檔案離線接收

      應具備電子文件、電子檔案和其他數字資源離線批量導入功能，支持常見的XLS、DBF、MDB、XML、TXT等文件格式元數據文件及符合長期保存要求的文件格式全文文件的導入接收，并實現元數據、目錄數據與對應電子文件、電子檔案的自動關聯。

      數據導入過程中應支持數據的校驗，如是否唯一、是否可以為空、日期格式是否正確等。當出現部分數據導入失敗，應提供報告，指明哪些數據導入失敗。如出現中斷（如：斷電、斷網、死機等），應支持斷點續傳，再次導入時從中斷記錄處接續導入。電子檔案的離線接收功能符合《電子檔案移交與接收辦法》有關要求。

      4）電子文件和電子檔案接收檢測

      應具備電子文件和電子檔案接收的檢測功能，能根據電子文件歸檔和電子檔案接收的檢測要求對接收的電子文件的“四性”和電子檔案的有關屬性進行檢測，對檢測不符合要求的電子文件或電子檔案進行標記。

      5）傳統載體檔案全文信息上傳掛接

      具備傳統載體檔案全文信息上傳掛接功能，支持單個、批量文件上傳等方式，能建立目錄與其對應全文間的關聯關系，并保持關聯關系穩定。

      2、整理功能

      1）分類

      按照企業確定的分類方案，將歸檔文件進行分類，給定分類代號，并支持按年度、保管期限、機構（問題）等多種分類方案分類。

      2）劃定保管期限

      按照檔案保管期限表對歸檔文件劃定保管期限。

      3） 組件

      對來自不同系統的歸檔電子文件按照組件規則組成“件”，并對件內文檔按一定的規則進行排序。

      4） 組成保管單位

      能對歸檔文件按照設定規則自動或在人工干預下組成保管單位，并能按規則將保管單位內文件排序定位。能在人工干預下調整歸檔文件所屬保管單位并重新排序定位。

      5）編號

      依據檔號編制規則形成檔號，所形成檔號唯一、簡明、合理、穩定、可擴充。

      6）編目

      根據需要能夠編制各種目錄。提供規范的檔案目錄模板，方便套打出案卷封面、案卷目錄、卷內目錄、歸檔文件目錄、全引目錄、備考表、卷（盒）封面和脊背等。應支持進行目錄模板制作，用戶可以對模板中的字體、打印內容、排序方式等進行調整。應提供打印預覽功能，并支持多模板批量生成和打印功能。

      7）關聯關系建立

      具有建立同一件歸檔文件不同載體間或是文件間關聯關系功能。

      8）表格導出

      支持案卷封面、卷內目錄、歸檔文件目錄或全引目錄、案卷目錄、備考表等信息的通用格式文件導出功能。

      3、保存功能

      1）電子檔案存儲格式轉換與信息組織

      支持電子檔案存儲格式的轉換，將存入系統的電子檔案轉換為符合長期保存要求的存儲格式。

      系統可按《電子檔案移交與接收辦法》和離線存儲載體容量進行信息組織，將組織好的檔案存至相應的離線存儲載體上。

      2）電子檔案長期保存

      應支持采用遷移、仿真、封裝、檢測等方式保障數字檔案信息的長期保管；能對非通用格式電子檔案閱讀所需要的原始軟硬件在系統中進行標識。

      3）檔案整理

      系統應依據電子檔案保管和利用的業務要求分別建立相應數據庫。能根據全宗歸屬、分類號、保管單位序號及其整理規則、件號、件內文檔排列規則等將電子檔案排列定位和呈現。

      4）備份

      應支持備份，包括軟件系統備份、數據庫備份和電子檔案備份，能根據數據重要程度選擇在線、離線等不同的備份方式。

      5）定期鑒定

      支持輔助人工完成檔案的定期鑒定工作，根據保管期限、歸檔日期、密級等屬性自動列出到期檔案，提醒系統管理員或檔案管理員等進行銷毀前鑒定和保管期限調整、利用開放、密級調整等相關操作。

      6）銷毀管理

      支持對需銷毀檔案進行銷毀申請、審批、建立銷毀標記、監銷、刪除等操作。

      7）移交

      具備根據進館要求或其他有關要求生成移交電子檔案信息包等功能，對已移交的電子檔案或其他數字資源進行移交時間及去向標識。

      8）介質管理

      支持對存放電子檔案存儲介質的統一管理，系統管理員可根據介質保管的實際需求為相應電子檔案設置相應的存儲介質。具有介質預警功能，當剩余容量達到設定閾值時，通知系統管理員。

      4、統計功能

      應支持按照全宗、分類、時間、文件格式、利用情況等設定規則進行統計、結果顯示和打印，并以電子文件形式輸出統計數據，支持自定義報表功能。統計結果能按《全國檔案事業統計年報制度》給定格式輸出統計數據。

      5、利用功能

      1）檢索

      支持按屬性檢索檔案，具備精確檢索、模糊檢索、高級組合檢索、篩選檢索、關聯檢索、深入二次檢索等多種檢索方式；有條件的企業可開發全文檢索功能。

      2）瀏覽

      應支持對常見格式電子檔案或其他數字資源進行瀏覽，支持常見格式多媒體電子檔案或數字化檔案信息的播放。應具有電子檔案或數字化檔案信息按權限下載功能。

      3）借閱

      支持電子檔案借閱申請、審批、授權，具有實體檔案借閱預約、催還、歸還等功能，審批流程符合檔案利用管理制度。

      4）編研

      支持用戶根據實際需求設置編研專題，能自動將符合該專題條件的檔案進行歸集。

      5）開放利用設置

      支持對目錄數據及全文設置開放利用標識。

      6）復制管理

      具有電子檔案復制申請、審批功能，能夠進行復制；具有實體檔案復制申請、審批、復制件分發登記等功能。

      7）利用效果反饋

      支持用戶對利用檔案產生的經濟效益或社會效益進行反饋。

      8）知識管理

      可根據需要開發知識管理功能，支持檔案信息的知識標簽、知識地圖、檔案信息深層次加工、檔案信息主動推送等。

      6、系統管理功能

      1）日志管理

      應有日志記載功能，記錄系統啟動和關閉信息、用戶登錄信息等，每條日志至少應記錄操作對象、用戶、時間、計算機、操作類型等屬性。提供針對日志的檢索、審計、統計功能。

      支持按照一定規則自動生成日志審計報表，支持日志導出、刪除、審批等操作。

      2）系統設置

      支持對檔案流程化管理，可根據不同類別檔案管理要求設置相應管理流程，可對流程進行跟蹤與回溯。

      支持代碼表的設置維護，如：年度、保管期限、密級、部門、分類號等代碼；系統中的分類方案可根據用戶需求增減。

      支持元數據的設置維護，可以定義字段名稱、類型、是否為空、是否唯一、字符串長度限制、取值范圍、組合字段等信息。

      具備全宗設置功能，能實現區分全宗進行管理。

      3）用戶管理

      支持直接錄入用戶信息和通過接口方式讀取其他系統中的用戶信息，支持用戶與IP地址綁定，支持“三員”分立。

      4）組織機構設置管理

      支持直接錄入組織機構信息和通過接口方式讀取其他系統中的組織機構信息，支持組織機構的多級管理功能。

      5）權限管理

      具備權限管理功能，保證授權用戶能夠在其權限范圍內進行合法操作。權限可以精細地控制指定用戶對指定檔案記錄的訪問和使用。系統應支持設置權限有效期，到期后系統自動取消權限。

      6）多全宗管理

      可對納入管理的每個立檔單位建立全宗單位，支持全宗群管理，每個全宗單位有唯一全宗號、全宗名稱。每個全宗單位的功能、檔案類型、檔案數據、機構組織、用戶、流程、權限等相對獨立、互不影響。

      7）工作過程記錄管理

      應具備詳細記錄類似全宗卷信息的功能，以記錄數字檔案館（室）管理過程。

      7、傳統載體檔案輔助管理功能

      1）傳統載體檔案信息采集

      具備傳統載體檔案目錄著錄和全文掛接功能，目錄數據項在滿足國家有關標準要求的前提下，可根據需要增減。目錄數據采集時應具有校驗功能。

      2）檔案存放位置管理

      能根據庫房余量和檔案的全宗歸屬、分類、檔號等規則對傳統載體檔案提出存放位置建議，并在位置確定后進行排列定位。

      3）智能庫房管理

      有條件的單位可設置智能庫房管理功能，根據現實庫房虛擬出檔案所在庫房、區域及檔案柜架的列、節、層、排位等，實現對實體檔案所在庫房位置的管理；電子檔案管理系統支持與智能密集架、PDA設備、條碼槍、電子標簽等硬件設備的集成，實現實體檔案的快速定位、出庫、入庫、盤點等操作；支持與溫濕度監控設備的集成，實現檔案庫房的溫濕度智能調控。

      8、其他可選功能

      有條件的企業可根據自身需要，增加諸如文件材料分發控制、工作計劃進度管理、業務監督指導等功能。

三、數字檔案資源建設

      數字檔案資源建設是企業數字檔案館（室）建設的重點任務，包括傳統載體檔案數字化、電子文件歸檔及專題數據庫建設。

      1、傳統載體檔案數字化

      一定數量的檔案數據是保證數字檔案館（室）發揮效用的基礎，存量檔案數字化率宜達到70%以上。

      企業傳統載體檔案數字化的內容和范圍如下：

      1）經營管理、生產技術管理、行政管理、黨群工作等管理類檔案除已到保管期限、短期或10年期檔案外，應全部數字化；有條件的單位可全部數字化。對于有正本、文稿處理單、修改底稿等的檔案，可只對正本和文稿處理單進行數字化；具有重要修改內容的歷次修改稿和重要檔案的歷次修改稿需數字化。

      2）正在研制或正在生產的核心產品或核心業務檔案應全部數字化，非核心產品、已停產的產品、非核心業務檔案可根據企業實際需要有選擇地數字化。

      3）科研檔案應全部數字化。

      4）生產、科研、辦公、生活建筑物的可行性研究、設計、施工、竣工驗收等階段的質量管理檔案、竣工圖檔案應進行數字化，其他階段形成的檔案可有選擇地數字化。

      5）設備儀器檔案應依據重要程度有選擇地數字化。

      6）會計檔案數量較大，可根據企業需求和人力、物力配置情況有選擇地數字化。

      7）職工檔案的數字化，需檔案部門與人力資源管理部門充分協商后按照黨和國家組織、人事部門的有關規定確定。

      紙質檔案（含照片）數字化技術要求按照《紙質檔案數字化規范》（DA/T 31-2017）進行，錄音、錄像等多媒體檔案數字化參照《錄音錄像檔案數字化規范》（DA/T 62-2017）進行。

      2、電子文件歸檔

      企業電子文件歸檔范圍應包括各業務活動中形成的各種結構化和非結構化數據，以獨立文檔形式存儲的具有保存價值的信息記錄，包括辦公自動化系統、產品或業務系統、財務會計管理信息系統、人力資源管理信息系統、門戶網站、微博、微信、公務郵件系統及本企業其他職能活動業務系統中形成的電子文件，以及從外部接收的電子文件。企業有些信息系統有可能通過租用基礎設施或以云計算服務的形式存在，所形成的電子文件不一定存在于本企業的服務器中，但其產生的電子文件也應納入本企業文件材料歸檔范圍予以歸檔。企業已實施的支撐主營業務的信息系統均應具有歸檔功能，導出的歸檔電子文件存儲格式、元數據等均應符合電子文件歸檔和電子檔案管理的有關要求。數字檔案館（室）建設期間應完成辦公自動化系統形成的電子文件歸檔并實現至少一個核心業務系統電子文件歸檔。

      3、專題數據庫建設

      專題數據庫建設是在現有數字檔案資源的基礎上，通過有組織的分析、篩選、整合，把某一特定專題的檔案集中、有序、系統地組織在一起。如企業歷屆領導、技術專家和各種先進人物檔案專題數據庫，企業機構沿革、黨代會、職代會等會議類專題檔案數據庫，政策法規類專題檔案數據庫，建設項目和設備儀器專題檔案數據庫，產品或專項業務專題檔案數據庫，科技項目和成果專題檔案數據庫，企業質量或安全事故專題檔案數據庫等。

四、制度規范建設

      1、制度建設

      企業數字檔案館（室）建設應制定數字檔案館（室）人員崗位職責，系統運行維護管理制度，機房、檔案數字化加工場所管理制度，數字檔案館（室）安全與保密管理制度等。

      2、標準規范建設

      企業數字檔案館（室）建設應參考國家相關標準規范并結合本企業實際，形成本企業基于數字檔案館（室）的電子檔案收、管、存、用等方面的標準規范體系及實施要求，包括但不限于以下內容：

      1）企業傳統載體檔案數字化標準規范建設

      紙質檔案數字化可參照《紙質檔案數字化規范》（DA/T 31-2017）制定，縮微膠片數字化參照《縮微膠片數字化技術規范》（DA/T 43-2009）制定，錄音、錄像等多媒體檔案數字化參照《錄音錄像檔案數字化規范》（DA/T 62-2017）制定。企業如將檔案數字化外包，應將國家有關檔案數字化外包安全規范轉化為本企業數字檔案館（室）建設標準規范。

      2）電子文件歸檔標準規范建設

      規范本企業已實施的各類信息系統產生的電子文件歸檔業務，內容包括各類信息系統產生的電子文件的歸檔管理責任、歸檔范圍、歸檔流程及開發利用要求等。

      3）檔案分類規范建設

      應根據企業檔案自身特點制定企業檔案分類方案。

      4）各類檔案管理及業務流程規范建設

      包括管理類、產品或業務類、科研類、基本建設類、設備儀器類、會計類、職工類等各類檔案在電子檔案管理系統中收集、整理、存儲、保管和利用等規范。

      5）檔案利用標準規范建設

      包括企業檔案利用賦權原則，權限設置與更改流程，檔案利用審批流程，計算機輔助編研等規范。

      6）安全與保密管理系列規范建設

      應將安全與保密管理要求納入本企業數字檔案館（室）建設、運行維護各項規章制度和標準規范，建立數字檔案館（室）安全與保密職責，制訂安全與保密檢查、“三員”管理等制度。

五、安全保密體系建設

      數字檔案館（室）建設與運行必須加強安全管理，遵守相關保密規定，安全設備配置齊全；嚴格控制信息資源利用范圍，制訂嚴密的信息發布審核制度，嚴格控制數據訪問權限；應制訂完善的數據接收、移交、銷毀等管理規范，制定備份規范。

      管理涉密檔案的電子檔案管理系統，應按照涉密信息系統分級保護管理的要求進行安全設計和建設，并通過有關部門測評后方可投入使用。

      管理非涉密檔案的電子檔案管理系統應根據系統重要程度及其實際安全需求，參照《計算機信息系統安全保護等級劃分準則》（GB/T 17859-1999）確定電子檔案管理系統應達到的安全等級，并依照《信息安全技術  信息系統安全等級保護基本要求》（GB/T 22239-2008）、《檔案信息系統安全保護基本要求》《檔案信息系統安全等級保護定級工作指南》等開展安全建設和登記管理。

六、經費與人才保障

      1、經費保障

      經費主要包括計算機硬件采購費，軟件開發、升級、購置、接口開發、評測費，運行維護費，傳統載體數字化費，項目實施費，人員培訓費等。企業數字檔案館（室）建設應按照整體規劃，制定相應的經費計劃，確保軟硬件設備購置、實施經費及管理經費的落實，為企業數字檔案館（室）的建設工作提供必要的保障。

      2、人才保障

      應結合本企業業務實際積極開展檔案部門人員的業務技能、信息化技能的培養。在人才引進方面，應注重檔案和信息化方面的人才引進，以滿足數字檔案館（室）建設和運行的需求。

      以上內容來源于國家檔案局《企業數字檔案館（室）建設指南》，如有侵權，請及時聯系處理。