數字化檔案室是檔案部門為順應數字化時代發展而建設的，數字化檔案室為各級各類檔案室為適應信息社會日益增長的對檔案信息資源管理、利用需求，運用現代信息、技術對數字檔案信息進行采集、加工、存儲、管理，并通過各種網絡平臺提供公共檔案信息服務和共享利用的檔案信息集成管理系統。下面來和大家分享數字化檔案室建設的必要性。

一(yi)、有(you)利于更大(da)限度地展(zhan)現檔案(an)的(de)價值

      當(dang)前(qian)，“互聯+”已滲透至我們生活的方方面面，深刻地改變了我們的生活方式和行為方式。順應互聯網時代(dai)發(fa)展的潮(chao)流(liu)，數字化(hua)檔案室(shi)建設，深入挖掘檔案資源，創(chuang)新(xin)檔案(an)管理方(fang)式，能(neng)夠(gou)使檔案的價(jia)值得到充分(fen)的展現，更好地(di)服務于大眾。

二、有(you)利于降低檔案管理成本，提升檔案工作效率

      傳統檔案室實行人工管理(li)模式，在(zai)這(zhe)一(yi)模式下, 一方面，檔案信(xin)息的采集、整(zheng)編需要大量的資(zi)金和(he)人(ren)力資(zi)源投入(ru)；另一方面(mian)，由于(yu)檔案(an)管理中的主觀因素(su)較多，因此難(nan)免(mian)出錯，檔(dang)案管理者工作中的任何一個疏(shu)忽都有可能對(dui)檔(dang)案造(zao)成(cheng)不可挽回的損害。而數字檔案室(shi)實行智能管理(li)模式(shi)，在信息(xi)的(de)采(cai)集和編輯(ji)上可(ke)以實(shi)現一次投入、多次產出，大(da)幅(fu)度減少檔案信息資(zi)源(yuan)開發和使用的(de)成本。

   ;   此外，先進(jin)技術(shu)支(zhi)撐(cheng)下的數字化檔案(an)室建設有利(li)于提高(gao)檔案(an)工作效率，在(zai)文(wen)件歸檔時，系統(tong)(tong)會自動生成文(wen)件目錄，用戶只需要在(zai)(zai)應用系統(tong)(tong)上(shang)搜索文(wen)件名稱或(huo)關鍵詞，就可以迅速查找到自己所需要的內容。這樣，在(zai)(zai)提高查詢(xun)便捷性(xing)的同(tong)時，也提高了(le)查詢(xun)的準確度。

三、有利于規避風險

 ;     在檔案管理人員數(shu)量不足且專業(ye)化程度不高(gao)的情況下(xia)，必(bi)須應(ying)用新(xin)技術手段來解(jie)決檔案管理的問題(ti)。而建設(she)數(shu)字化檔案室(shi)，安裝安全性較(jiao)高(gao)的硬(ying)件設(she)備就(jiu)顯得尤為重要，可以在很大(da)程度上解決上述(shu)問(wen)題，提高檔案管(guan)理人(ren)員規避(bi)風險的能力。

      新時代，各個領(ling)域都發(fa)生了變革，傳統檔案(an)管理(li)模式已不能完全(quan)適應(ying)當前檔案(an)事(shi)業發(fa)展的要求，因此檔案(an)室也(ye)必須(xu)跟隨時代發(fa)展的(de)腳步進行變革創新，將傳(chuan)統(tong)檔案(an)室(shi)升(sheng)級為(wei)數字化檔案室。數字化(hua)檔(dang)案室建設有(you)利(li)于(yu)更大限度地展現檔(dang)案的價值，有(you)利(li)于(yu)降低檔(dang)案管理成本，提升檔(dang)案工作(zuo)效率，有(you)利(li)于(yu)規(gui)避(bi)風險(xian)，從而推動檔(dang)案管理工作(zuo)邁上新的臺階。

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