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建設智能化檔案室,實現智能管理、防護、治理!

2022-11-18 16:30:34 來源:花都集團 閱讀數:1095

      伴隨著新一代信息技術的發展,智能化檔案室逐漸成為檔案室的新形態、新方向,建設智能檔案庫房是促進單位發展的重要舉措,同時也是推動檔案管理工作提升、跨越的有力抓手,因此越來越多的單位對于檔案室建設的需求和投入逐步加大。下面來和大家詳細分析建設智能化檔案室的優勢。

圖片1.png 

一、智能管理

      在檔案數量逐漸增多、檔案管理方式落后的情況下,隨之而來的是檔案管理復雜化、繁瑣化、低效化,而建設智能化檔案室,安裝投入智能密集架、RFID系統等設備,即可實現檔案管理更高效化、科學化、規范化、智能化,具體如下:

      智能密集架支持大量檔案的存儲,同時其內部嵌入檔案管理系統,通過檔案管理系統,可編輯檔案的名稱、類別、位置等信息,可實現檔案的搜索、查詢以及對密集架的操控。

      RFID系統主要包括RFID標簽、檔案自助借還機、RFID館員工作站、RFID智能盤點車、RFID智能通道門等設備。檔案自助借還書一體機具備自助借檔、還檔、續借和逾期查詢功能,大大簡化了檔案借還處理流程,提升借還效率,降低工作人員的工作強度。RFID館員工作站具有RFID標簽編制、讀寫集成、檔案借還、檔案查詢等功能,促使檔案管理更便捷。RFID智能盤點車具有快速盤點功能,大大提高盤點的效率和正確率;RFID智能通道門對實現對出入檔案精準識別,聯動報警的功能,大大降低檔案丟失的隱患。

二、智能防護與治理

      檔案庫房環境監測與治理意義重大,依據相關制度,建設智能化檔案室須符合十防要求,即防火、防盜、防高低溫、防潮濕、防水、防光、防塵、防有害氣體、防蟲、防霉。

圖片2.png

      建設智能化檔案室,安裝投入智能密集架、溫濕度傳感器、漏水報警器、空調、恒濕消毒凈化一體機、空氣質量云測儀、智能區域環境控制器、新風機、紅外探測器、煙霧檢測儀、七氟丙烷滅火器等、門禁設備,從而實現智能防護與治理。

      其一,智能密集架具有防塵、防鼠、防盜、防倒、防擠壓、防光等多種安全保護功能。其二,智能區域環境控制器支持集成多個設備,能夠實時顯示并監測檔案室溫度、濕度、TVOC、PM2.5、甲醛、CO2濃度等數據,實時生成動態折線圖、餅狀圖、柱狀圖等,異常情況下及時報警,支持手動、自動開啟/關閉相關設備,從而更有效地治理檔案庫房的環境。其三,紅外探測器通常安裝于庫房重要出入口,設定好報警主機的布防、撤防時間,可以實現實時監測在布防時間內人員的非法入侵,異常情況時觸發報警;煙霧檢測儀以及七氟丙烷滅火器相搭配,做到及時預警、高效滅火,防止事態擴大;在檔案室安裝智能門禁后,通過身份驗證的人員方可進入,同時系統自動記錄人員進出庫房信息,為追溯查詢提供依據。

      由此可見,建設智能化檔案室,需要安裝多種智能化設備,這不僅僅提高了檔案工作效率、減輕了工作負擔,還達到了節能減排的效果,有效避免資源的浪費,從而實現智能管理、防護、治理。如需獲取檔案館智能化建設方案,歡迎前來咨詢。

      本文源自洛陽花都集團網站,未經允許,請勿轉載使用,侵權必究。

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