在建(jian)(jian)設數字(zi)檔(dang)(dang)案館(guan)時，開發或搭建(jian)(jian)數字(zi)檔(dang)(dang)案管(guan)理(li)系統是必不(bu)可少的，數字檔(dang)案(an)(an)館建(jian)設(she)要(yao)求為數字檔(dang)案(an)(an)管(guan)理系(xi)統(tong)應當具備“收集、管理、保存、利用”四項基本業務功能，以及用戶權限管理、系統日志管理、數據備份與恢復、系統及其數據安全維護等功能。數字檔案管理系統還應當采取必要措施保證館藏數字檔案信息，特別是由電子文件歸檔形成的電子檔案信息的可靠和可用。數字檔案管理系統功能可以根據信息化發展和檔案管理的要求而有所側重并不斷拓展。下面加以分析。
一、收集功能
數字(zi)檔(dang)(dang)案館建設要(yao)求包(bao)括數字(zi)檔(dang)(dang)案管理系統(tong)應(ying)當具備接收立檔(dang)(dang)單位產生的電子文件(jian)及其元數據、對(dui)傳統(tong)載體檔(dang)(dang)案進行數字(zi)化和采集(ji)重要(yao)數字(zi)信息(xi)資源等(deng)功能。
（1）系統能夠根據(ju)相(xiang)關要求接(jie)收立檔(dang)單位產(chan)生的(de)各類電子文(wen)件及其(qi)元數(shu)(shu)據(ju)，并在建立一整套接(jie)收機制基礎上，保證(zheng)接(jie)收過程責權明確，杜絕安全隱(yin)患，從源(yuan)頭上保證(zheng)數(shu)(shu)字檔(dang)案(an)的(de)真實、完整、可(ke)用。
（2）系統(tong)應當提供選擇在線接收(shou)和脫機接收(shou)方式。
（3）系(xi)統應當能夠批(pi)量導入或導出(chu)數(shu)據(ju)，保(bao)證數(shu)據(ju)的可靠和可用。
（4）系統(tong)應能(neng)對在線(xian)或離(li)線(xian)接收的檔(dang)案(an)數據進(jin)行真(zhen)實(shi)性(xing)、完整(zheng)性(xing)、可用性(xing)驗證。
（5）系統應(ying)具(ju)備目錄數據和內容數據等多種信息(xi)資源的采集功能(neng)。
二、管理功能
數字(zi)檔案(an)館建設(she)要求包括數字(zi)檔案(an)管理系(xi)統能夠對所接(jie)收的各類數字檔(dang)案(an)信息進行整理、比對、分類、著錄、掛接(jie)、鑒(jian)定、檢(jian)索、統計(ji)等操作(zuo)，使無序(xu)信息有序(xu)化，并實(shi)施有效(xiao)控(kong)制(zhi)。
系統(tong)應能：
（1）按(an)照設定的分類方案，將數(shu)字(zi)檔案信息存儲到系統中，或根據管理要(yao)求(qiu)進行適(shi)當(dang)調整。
（2）過濾重份數據(ju)和重新分類(lei)、編號(hao)。
（3）對檔案(an)內容(rong)進(jin)行抽取和添(tian)加元數據等操作(zuo)。目前(qian)檔案(an)管理都(dou)是基(ji)于(yu)目錄數據庫掛(gua)接方(fang)式來實現，將來不排除使用新的(de)技術(shu)方(fang)法對數字(zi)檔案(an)進(jin)行有效(xiao)管理。
（4）輔助人工(gong)完成檔案的開放鑒(jian)定工(gong)作(zuo)。
（5）對檔案內容(rong)數據及其元(yuan)數據等相關信息(xi)建立持久聯系(xi)，形(xing)成長(chang)期(qi)保(bao)存檔案數據包(bao)(bao)和(he)利用(yong)數據包(bao)(bao)。
（6）對檔案(an)類(lei)型、數量大小等(deng)按照設定要(yao)求(qiu)進行統(tong)計、顯示或(huo)打印(yin)輸出所(suo)需各類(lei)檔案(an)信息(xi)。
（7）輔助完成館藏(zang)實體(ti)檔案編目（著錄(lu)、標引）、整理(li)、出(chu)入庫房管理(li)等工(gong)作。.
（8）定制(zhi)檔案(an)業務流(liu)程或進行流(liu)程再造(zao)。
三、保存功能
數字檔案管理系統應能夠實現對數字檔案長(chang)(chang)久(jiu)的安全(quan)保(bao)存，包(bao)括兩方(fang)面的要求，一是長(chang)(chang)久(jiu)保(bao)存策略的確定，二是存儲(chu)架構選擇。
1、長久保(bao)存策(ce)略
長久(jiu)保存(cun)策略包括存(cun)儲格式(shi)的選擇，檢測、備(bei)份和遷移等技(ji)術(shu)方法(fa)的采用等。
（1）應當選(xuan)擇符合國家標(biao)準(zhun)的格式(shi)，暫(zan)時未制定標(biao)準(zhun)的，選(xuan)擇開放(fang)格式(shi)或主流格式(shi)。
（2）定期(qi)對載體(ti)及(ji)其軟硬件(jian)環(huan)境(jing)進(jin)行讀取、測試，發(fa)現問題(ti)，及(ji)時解決。
（3）根據數據重(zhong)要程度(du)以及管理和利(li)用的(de)需要，選擇在線、近線、離(li)線、異地(di)、異質和分級存(cun)儲等技(ji)術和方(fang)式。
（4）計算機軟硬件(jian)以及技術或標準規(gui)范發(fa)生重大變(bian)化或發(fa)生重大事(shi)件(jian)時，為了保證(zheng)數(shu)字檔(dang)案信息可讀，應采(cai)取遷(qian)移等(deng)手段(duan)對所存儲的(de)數(shu)據進(jin)行技術處理。
2、存儲架構選擇
根據檔案數據量和管理目的不同而采用不同的存儲技術及其相關設備。安全性和穩定性是選擇存儲設備的首要因素。在數字檔案館建設過程中，應根據數字檔案館的數據量和利用并發用戶數的需求，以保證數字檔案館合理安全的存儲容量和較快的網絡傳輸速度，適當選擇采用單一應用平臺，配備數據庫服務器、文件存儲器、備份服務器、備份軟件等構成的存儲服務平臺，以及采用SAN、NAS、DAS、IP-SAN或其他形式的存儲技(ji)術方法。
四、利用(yong)功能(neng)
數字檔(dang)案館建(jian)設要求包括數字檔(dang)案管理(li)系(xi)統應(ying)當根據檔(dang)案(an)信息的利用需求和網絡條件，分(fen)別(bie)通過公眾網、政務網、局域網等建立(li)利用窗口。系統(tong)(tong)應(ying)能實現檔(dang)案(an)查詢、資源發布、信息共享、開發利用、工(gong)作交流、統(tong)(tong)計(ji)分(fen)析等功(gong)能。系統(tong)(tong)應(ying)當：
（1）能夠運用(yong)最新檢索技術方法滿足利(li)用(yong)者在各種利(li)用(yong)平臺對檔案數據進行(xing)快速、準確、全面的利(li)用(yong)查詢要求。
（2）能夠(gou)通過網絡(luo)平臺或(huo)特定載體發布檔案信(xin)息(xi)(xi)和信(xin)息(xi)(xi)資源共享。
（3）能夠輔助進行(xing)檔案信(xin)息智能編(bian)研、深度挖(wa)掘。
（4）能夠為檔案(an)管理者(zhe)和(he)利用者(zhe)提供(gong)在線交流平臺、遠程(cheng)指導、遠程(cheng)教育。
（5）能夠輔(fu)助(zhu)開展(zhan)數字檔案的(de)增值服務。
（6）能夠進行(xing)檔案利用(yong)訪問量統(tong)計、分(fen)布(bu)分(fen)析、輿情分(fen)析等相關工作。
（7）能(neng)夠對用(yong)(yong)戶、數據項、功能(neng)組件(jian)進行利用(yong)(yong)權限的角色(se)授(shou)權處理，能(neng)夠進行門(men)類(lei)設置、結構設定、字典定義等系統(tong)代(dai)碼維(wei)護工作。
數字檔案館建設(she)要求諸多，一款(kuan)優(you)質的(de)數字檔(dang)(dang)(dang)案(an)(an)館管理系(xi)統(tong)在(zai)提高(gao)檔(dang)(dang)(dang)案(an)(an)管理效率、促進社會(hui)管理工作、保護歷史(shi)文(wen)化信息以及改變檔(dang)(dang)(dang)案(an)(an)信息渠道(dao)混(hun)亂狀態等方面都發(fa)揮(hui)著重要(yao)作用(yong)和(he)影響，因此(ci)大(da)家在(zai)建(jian)設數字檔(dang)(dang)(dang)案(an)(an)館時，一定要(yao)確保數字檔(dang)(dang)(dang)案(an)(an)管理系(xi)統(tong)符合(he)要(yao)求！
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