政府档案数字化，加速改变以往档案管理局面！-洛阳花都集团

  近年，多個(ge)政府單(dan)位都(dou)在積極(ji)創建數字(zi)檔案館，推進政府檔案數(shu)字化，這是因(yin)為紙質檔(dang)案(an)數字化(hua)不僅可以(yi)(yi)(yi)優化(hua)館(guan)藏結構(gou)，實現檔(dang)案(an)資源的有效利用(yong)和共享(xiang)，還可以(yi)(yi)(yi)節約存(cun)儲(chu)空間，保(bao)護檔(dang)案(an)原件(jian)，加速改(gai)變以(yi)(yi)(yi)往檔(dang)案(an)管理局面，助推檔(dang)案(an)管理工作高質量(liang)發(fa)展，下面加以(yi)(yi)(yi)分析(xi)。

一、紙質檔案數字化(hua)的必要性

  1、不(bu)少政府單(dan)位表示，由于檔案(an)歷經時間較長、加上保管不(bu)當的(de)原因，很多檔案(an)已經處(chu)于非(fei)常字跡模糊、破碎的(de)狀況，如再進行多次利用，很可能造(zao)成檔案(an)損(sun)壞或徹底消(xiao)失(shi)。

2、政府單(dan)位現(xian)在多以(yi)紙質(zhi)檔(dang)案(an)為主(zhu)，當需要查詢(xun)用時，必須到政府檔(dang)案(an)室現(xian)場進行查閱，查詢(xun)過程比(bi)較繁(fan)瑣(suo)。

3、由于(yu)檔(dang)案數量的(de)(de)龐(pang)大，檔(dang)案查詢工作被動性的(de)(de)現狀，增(zeng)加了檔(dang)案管理利用的(de)(de)難度，已影響到檔(dang)案信息(xi)服務的(de)(de)效(xiao)率和(he)檔(dang)案價值的(de)(de)挖(wa)掘。

4、一般存檔的檔案(an)資(zi)料(liao)只有(you)一份，這(zhe)份檔案(an)一旦被借走后，其他(ta)人員(yuan)只有(you)等(deng)待(dai)，這(zhe)樣不僅使檔案(an)工作效率降低，而且還會存在損壞原始檔案(an)可能性。

5、在政(zheng)府檔案(an)室中，每份檔案(an)都是有價值的資料，如果遇(yu)到自(zi)然或(huo)人(ren)為的災害將造成無(wu)法挽(wan)回(hui)的損(sun)失。

二、政(zheng)府檔案數(shu)字化的優勢

1、節約占地空(kong)間

隨著(zhu)政府單位(wei)的發(fa)展，檔(dang)案數量越來越多，檔案室存儲(chu)空間則日漸告急、需要對(dui)檔案館進行擴增，而(er)通(tong)過將政(zheng)府檔案進行拆分錄(lu)入(ru)，掃描入(ru)冊，電(dian)子化(hua)分類存儲，完成(cheng)電(dian)子建檔，數(shu)字(zi)(zi)化后的檔案(an)(an)信息(xi)可(ke)以存(cun)(cun)儲在服務器、磁盤或其他數(shu)字(zi)(zi)化設備中，這些存(cun)(cun)儲設備的容量(liang)要(yao)比(bi)傳統(tong)檔案(an)(an)裝具的容量(liang)大得多，可(ke)以存(cun)(cun)儲更多的檔案(an)(an)信息(xi) ，能保證未(wei)來(lai)多年(nian)數(shu)字(zi)(zi)化檔案(an)(an)的進(jin)館需要(yao)，進(jin)而大大節省了實際占地空間。

2、實(shi)現高效查詢利用

  由于(yu)信息(xi)的超(chao)時空流動，數字化檔案事實上成為“無墻(qiang)界檔(dang)案”，檔(dang)案庫也從文件實體的保管(guan)基本變成了提(ti)供(gong)利用方便(bian)的信息控制中心，實現了(le)網上查(cha)檔(dang)(dang)、掌上查(cha)檔(dang)(dang)、異(yi)地查(cha)檔(dang)(dang)、跨館服務等查(cha)檔(dang)(dang)方式，一份檔案可(ke)以同時(shi)提供給(gei)所(suo)有需要它的人共享(xiang)，可見(jian)查(cha)詢(xun)利用變(bian)得(de)非(fei)常簡單，大大縮(suo)短(duan)查詢(xun)時間，提高檔(dang)案利用(yong)率，真正讓人(ren)員做(zuo)到足不出(chu)戶便可知曉天下大事，改變了以(yi)往查詢難(nan)、利用難(nan)的局(ju)面。

3、增強對檔案的保(bao)護(hu)

若將紙質(zhi)檔案反復借(jie)閱歸還，勢(shi)必加速檔案破損，不利于保護檔(dang)案原件。紙質檔(dang)案轉為數(shu)字化(hua)電(dian)子檔(dang)案后，實(shi)現檔(dang)案數(shu)字化(hua)管理(li)可(ke)以通過權限控制直接在網(wang)上查閱(yue)打印，減少了對(dui)庫存原件檔(dang)案的(de)(de)調閱次數(shu)和(he)復印次數(shu)，降低了(le)庫存檔(dang)案的(de)(de)老(lao)化(hua)速度，解決(jue)了(le)檔(dang)案反復借閱利(li)用和(he)檔(dang)案保管的(de)(de)矛盾，從而可以(yi)更大限(xian)度地對(dui)庫存(cun)檔案進行有效的保(bao)(bao)管和保(bao)(bao)護，確保(bao)(bao)檔案實體(ti)安全。另(ling)外，數字化(hua)檔案館可以配備防(fang)火墻、入(ru)侵檢查、漏洞(dong)掃描、安全(quan)審(shen)計(ji)等安全(quan)設備，并可將數字化(hua)檔案進行備份(fen)，更好(hao)地保障數字檔案的安全(quan)，避(bi)免受到自然或人(ren)為因素(su)的損害。

檔案作(zuo)為一種原生信息(xi)資(zi)源，其重(zhong)要性正日益凸顯出來，政府檔案數字化是(shi)檔(dang)案信(xin)息化建設基礎的工作，將(jiang)傳(chuan)統紙質載體檔(dang)案技術加工為數字檔(dang)案形式，將節約占地(di)空間(jian)、改變以(yi)往檔案管(guan)理局面、增強對檔案的保護(hu)，優化再(zai)造(zao)檔案管(guan)理流(liu)程，助(zhu)推政府單位大力發展。