傳統檔案管理工作中，往往存在著以下痛點：傳統檔案庫房環境管理不滿足十防管理規范，需進行改造；缺少檔案管理信息化手段，需要專人專職24小時人工管理檔案庫房，包括庫房環境監測及預警、檔案出入庫等；傳統檔案裝具已不能滿足單位日益劇增的存放需求，無法精準地快速盤點，影響了檔案的整理歸檔，因此智慧檔案館、智慧檔案室建設是緊迫的、必要的、可行的。下面就智慧檔案室建設方案加以解析。
一、實體檔(dang)案管(guan)理系統
智能檔案館建設方案中包括實體檔案管理系統。智能密集架含有多種操作方式，可通過語音、觸屏、遠程對密集架實現通風、打開、合架、喚醒、休眠等操作，智能密集架支持系統按照檔案關鍵字和編號查詢開架功能，開架的過程中語音、列顯閃爍、屏幕動畫等直觀方式引導人員快速取檔。RFID系統(tong)主要(yao)包括RFID電子標簽(qian)、RFID一體(ti)式館(guan)員工(gong)作(zuo)站、RFID智(zhi)能盤點(dian)車、手(shou)持盤點(dian)儀、RFID通(tong)道門等設備，兩(liang)者(zhe)相結合，可實現檔案的精準定位到(dao)盒、高效盤點(dian)、出入(ru)庫管理。可見，兩(liang)者(zhe)在智(zhi)慧檔案室(shi)中發揮著重(zhong)要(yao)的作(zuo)用，是(shi)智(zhi)慧檔案室(shi)中不(bu)可缺(que)少的設備和系統(tong)。
二、數字檔案管理系(xi)統
智慧檔(dang)(dang)案(an)(an)(an)(an)(an)(an)室(shi)建設方案(an)(an)(an)(an)(an)(an)中包括數(shu)字(zi)檔(dang)(dang)案(an)(an)(an)(an)(an)(an)管(guan)理系統(tong)，數(shu)字(zi)檔(dang)(dang)案(an)(an)(an)(an)(an)(an)管(guan)理系統(tong)具(ju)備對(dui)電子檔(dang)(dang)案(an)(an)(an)(an)(an)(an)的收集、整理、利用、安全(quan)等功能，通過在檔(dang)(dang)案(an)(an)(an)(an)(an)(an)館中構建數(shu)字(zi)檔(dang)(dang)案(an)(an)(an)(an)(an)(an)管(guan)理系統(tong)，打(da)破傳統(tong)檔(dang)(dang)案(an)(an)(an)(an)(an)(an)管(guan)理場景(jing)瓶(ping)頸，讓檔(dang)(dang)案(an)(an)(an)(an)(an)(an)管(guan)理更簡(jian)單，實(shi)現跨區域的查詢(xun)、共享(xiang)，切(qie)實(shi)提升檔(dang)(dang)案(an)(an)(an)(an)(an)(an)室(shi)的服務水平和形象。
三(san)、環控及安(an)防系統
在檔案的保管保護中，溫濕度、空氣質量等異常情況都會影響檔案材料老化變質速度。智慧檔案室建設方案中設置了環控、安防系統，環控系統能夠實時監測庫房溫度、濕度、PM2.5、CO2、空氣甲(jia)醛含量(liang)、TVOC六項(xiang)空氣質(zhi)量(liang)數值及(ji)曲線，并依(yi)據(ju)環境情(qing)況，精準測控(kong)，實現(xian)庫房恒溫恒濕的(de)綠色節能管理；安防(fang)系統能夠(gou)實時監控(kong)庫房情(qing)況、人(ren)員出入(ru)情(qing)況，達到實時記錄(lu)和(he)(he)監控(kong)、有效預警和(he)(he)報警，做到預防(fang)在(zai)先，事(shi)后(hou)有據(ju)可查，保(bao)障檔案及(ji)人(ren)員的(de)安全。
四、一體化管理平臺
一體化管理平臺實現了實體檔案管理系統、數字檔案管理系統、環控及安防系統、RFID系統(tong)、數字化檔(dang)(dang)案(an)管(guan)理(li)(li)系統(tong)、一體(ti)化管(guan)理(li)(li)平臺等(deng)系統(tong)的(de)(de)綜合管(guan)理(li)(li)。通(tong)過對檔(dang)(dang)案(an)室(shi)一比一3D建(jian)模，實現(xian)(xian)3D可視化管(guan)理(li)(li)，使庫(ku)房整體(ti)管(guan)理(li)(li)更(geng)加具(ju)體(ti)化和人性化；實現(xian)(xian)檔(dang)(dang)案(an)室(shi)各類信(xin)息的(de)(de)一站式訪(fang)問(wen)，打破了原各信(xin)息子系統(tong)間的(de)(de)信(xin)息孤(gu)島，因此，一體(ti)化管(guan)理(li)(li)平臺是(shi)智慧檔(dang)(dang)案(an)室(shi)建(jian)設方(fang)案(an)中重要內容。
以上對智慧檔案室建設方案進行了詳細闡述，智慧檔案館建設方案中主要包括實體檔案管理系統、數字檔案管理系統、環控及安防系統、RFID系統、數字化檔(dang)案管(guan)理系統、一體化管(guan)理平臺等(deng)，相(xiang)信大家(jia)對(dui)智慧檔(dang)案室有了(le)更加(jia)深入的了(le)解(jie)，大家(jia)如(ru)需(xu)建(jian)設智慧檔(dang)案室，歡迎前來咨(zi)詢(xun)。
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